Tot i que l'escriptura de cartes ha quedat desplaçada en l'àmbit personal com a conseqüència de l'evolució de la tecnologia, és una forma de comunicació que encara és present a nivell professional o acadèmic. En aquest cas, el to del text és formal. És un aspecte que cal tenir en compte, per exemple, en la redacció d'una carta de presentació. Com escriure una carta formal? A Formación y Estudios et donem les claus.
1. Salutació formal
Tota carta té una introducció. Quan el contingut del text té un to formal, aquesta pot presentar la fórmula següent: Estimat…”. Abans de la salutació formal, també pots deixar un espai per una petita capçalera que conté les dades principals del destinatari del missatge. Aquest encapçalament ha d'indicar el nom i el lloc que ocupa a la institució.
2. Primer paràgraf
El primer paràgraf ha de contextualitzar el motiu del missatge. En definitiva, és clau per sintetitzar l'assumpte. És important no donar voltes perquè la senzillesa reforça la claredat. D'aquesta manera, el destinatari entén el sentit i la intenció del missatge que llegiu.
3. Estructura la carta en paràgrafs i frases curtes
Una carta formal produeix una primera impressió fins i tot quan el destinatari encara no ha llegit la capçalera. La presentació del text i la manera d'organitzar-ho també comunica una informació. Com incrementar la claredat a l'organització de les idees principals i secundàries?
Hi ha un esquema molt senzill que pots utilitzar com a guia o com a inspiració: la combinació de paràgrafs curts que estan formats per frases que no són excessivament llargues. Cada paràgraf ha de presentar una idea principal que queda perfectament clara a la lectura del text.
4. Ampliar el vocabulari
L'escriptura d'una carta formal requereix diverses revisions per polir-ne els detalls i corregir-ne algunes imperfeccions. Per exemple, és recomanable cercar nous sinònims per evitar la repetició de conceptes en un breu fragment del text. La carta transmet informació de valor per allò que expressa l'autor, però també per la manera com està redactat el missatge.
5. Desenvolupament de el text
Com hem indicat, el primer paràgraf és aquell que contextualitza lassumpte de la carta. Doncs bé, el segon paràgraf pot ser clau per aprofundir en allò que s'ha exposat a l'apartat previ, però sense caure en l'efecte de la repetició. Per exemple, si voleu escriure una carta de presentació per optar a un lloc de treball, enumera els motius més rellevants pels quals creus que ets un bon candidat per optar al càrrec.
6. Tancament del missatge
La redacció d'una carta formal, com qualsevol altre tipus de comunicació, té una intenció i persegueix un objectiu. És a dir, podeu utilitzar una fórmula que recordi l'interlocutor que quedeu a l'espera d'una resposta. Per exemple, si heu escrit una carta de presentació professional mostra la teva disponibilitat per a una possible entrevista de feina o per concretar una col·laboració.
Escriu una carta formal que tingui una extensió inferior a un paràgraf. Deseu el document durant uns dies o unes hores abans d'enviar-lo. D'aquesta manera, podeu rellegir-lo per fer les modificacions finals.
7. Comiat
Quina és la fórmula més utilitzada en una carta formal? Per exemple, pots acomiadar el missatge de la manera següent: atentament. Després, signa el contingut.
Convé puntualitzar que no hi ha una única manera correcta d'escriure una carta formal. De fet, és recomanable que l'escrit tingui algun detall original en la manera de redactar-lo o en la manera de presentar-lo. D'aquesta manera, pot despertar l'interès del destinatari (que llegeix moltes altres cartes formals al llarg de la rutina professional).