La realització d‟un projecte està directament vinculada al temps. La gestió dels minuts és clau per complir l'objectiu final. Com organitzar el temps en treballar per projectes? A Formación y Estudios et donem algunes idees.
Planificació de el temps en les reunions de treball
Les reunions de l'equip deixen de ser veritablement pràctiques quan no tenen un objectiu objectiva. Un excés de sessions, per exemple, no influeix de forma positiva en la comunicació de el grup. És important que cada reunió tingui un objectiu.
I, a més, l'horari d'inici s'ha de completar amb la informació sobre quan s'acabarà aquesta reunió. Les reunions interminables no s'aprofiten millor que aquelles que són el reflex d'una excel·lent gestió de l'agenda.
Etapes de el projecte
Quan un projecte es desenvolupa al llarg de diverses setmanes, és recomanable descompondre aquesta missió en fraccions de temps més breus. De quantes etapes es compon dit projecte? És possible elaborar un calendari amb els períodes que defineixen aquest pla d'acció.
D'aquesta manera, és possible avançar en la direcció de la meta final a través de les etapes prèvies. És important aclarir quins són els terminis de temps vinculats amb cada etapa per complir els objectius previstos en cada moment.
Establir terminis realistes
Les metes definides en aquest context han d'estar alineades amb expectatives realistes. Per això, abans d'iniciar el projecte, és important reflexionar sobre quin és el període objectiu que es necessita per fer-ho. Si aquesta informació no és realista, l'equip estarà intentant aconseguir un impossible des del principi. I, per tant, aquest error de càlcul afecta de manera negativa als resultats de la feina.
Cronograma d'activitats
Un projecte està integrat per diferents tasques i activitats. Convé enumerar els elements que formen part d'aquesta seqüència. Però, a més, aquests ingredients han de tenir un ordre entre si. Aquesta informació quedarà perfectament descrita en el cronograma que conté els passos necessaris per dur a terme el treball.
D'aquesta manera, fins i tot quan l'equip no ha finalitzat aquest projecte, pot anticipar-se a quina serà la rutina de les pròximes setmanes. Aquest cronograma t'ajuda a visualitzar aquest procés. És important que aquesta previsió sigui pràctica, però també flexible. Potser calgui fer algun petit ajust, més enllà de la idea inicial.
Busca una solució davant dels lladres de temps
Els lladres de temps es converteixen en una causa de distracció freqüent. Alteren el ritme de l'activitat i, per tant, irrompen en el desenvolupament d'una tasca. Per trobar una solució davant d'aquest tipus de circumstància és important identificar quins són aquests factors que es repeteixen de manera habitual. En cas contrari, si sempre fas les coses de forma idèntica, els resultats són també previsibles. Per generar canvis significatius, cal crear nous camins.
Eines de gestió de el temps
El temps d'un projecte no és una possessió. No ets amo d'aquest temps, però, si tens la possibilitat de gestionar-ho a través de la planificació. Per això, utilitza aquells mitjans i eines que et permeten millorar la gestió dels minuts. Les aplicacions de gestió de el temps són pràctiques.
La gestió de el temps és clau en el treball per projectes i en qualsevol altre àmbit de la vida. En un període com l'actual, en què la formació contínua és tan important per a buscar feina, convé posar en valor l'oferta formativa de cursos sobre gestió de el temps. En definitiva, són tallers que aporten idees i eines per als alumnes, que després posen en pràctica allò que han après quan s'endinsen en un proper objectiu.