La organización, la planificación y el seguimiento son ingredientes fundamentales en el desarrollo y realización de un proyecto. Además, aquellos proyectos en los que interviene un equipo formado por diferentes expertos son especialmente exigentes puesto que es esencial coordinar las distintas responsabilidades, tareas y funciones.
El diagrama de Gantt es una de las herramientas que es posible integrar en una hoja de ruta perfectamente establecida. El autor de esta herramienta es Henry Laurence Gantt. Es un diagrama que presenta los aspectos más relevantes de un proyecto: fechas y plazos de tiempo, así como la secuencia de tareas a realizar.
Una herramienta muy práctica en gestión de proyectos
Generalmente, un proyecto está compuesto por diferentes etapas, y cada una de ellas es significativa en sí misma. Antes de pasar a la siguiente fase, es fundamental alcanzar los objetivos de la etapa previa y cerrar los asuntos pendientes. En caso contrario, es posible arrastrar errores a la nueva etapa del plan de acción. Pues bien, la herramienta que comentamos en Formación y Estudios es clave para tener una visión de contexto, por una parte y, también, una fotografía de cada una de las fases que componen el proyecto.
A través de dicho diagrama, los implicados en un proyecto conocen cuánto tiempo deben invertir en la realización de cada acción que compone el proceso. La calidad o el éxito final alcanzado mediante los resultados de un proyecto van a depender, en gran parte, del nivel de acierto en la planificación previa. El enfoque de la planificación es fundamentalmente práctico porque es esencial que la previsión teórica se concrete en la realidad. Es decir, la hoja de ruta solo se materializa y se completa cuando las acciones iniciales se reflejan en la experiencia. Es un diagrama que proporciona una visión de contexto porque es posible observar la conexión que existe entre diferentes factores que están directamente relacionados. Es decir, es posible poner en común varios pasos dentro de un mismo proyecto.
Una herramienta que contiene los datos más relevantes sobre un proyecto
El diagrama de Gantt es una herramienta de apoyo en el plano de la comunicación. Ten en cuenta que es una herramienta muy visual que permite presentar información de valor en un formato claro y directo. Una vez que el proyecto ya ha llegado a su fin, es posible poner en perspectiva todas las acciones realizadas. Sin embargo, cuando el proceso todavía no se ha llevado a término, es posible anticipar cuáles son los siguientes pasos que deben darse dentro del plan de acción.
Es una herramienta utilizada en el ámbito de la gestión de proyectos que sintetiza información clave en torno a cada proceso. Por ejemplo, es esencial para especificar fechas y plazos de tiempo. También permite realizar una secuencia de las acciones y tareas. Y pone el acento en los profesionales que participan en el trabajo.
¿Y qué beneficios aporta el Diagrama de Gantt en la gestión de un proyecto? Es una herramienta de comunicación y coordinación. En consecuencia, es un medio eficaz para potenciar la colaboración entre los profesionales implicados en la realización del trabajo. Por otra parte, ofrece una descripción detallada del proyecto en sí mismo. De este modo, puedes comprobar fácilmente en qué etapa se encuentra y qué pasos quedan para finalizar el proceso. Por tanto, es una herramienta útil para mantener el foco de atención en cada una de las fases que compone el plan de acción. Sin duda, es esencial tener clara cuál es la dirección final para mantener la concentración. El Diagrama de Gantt, en definitiva, es una de las herramientas utilizadas en la gestión de proyectos en la actualidad.