Kuigi kirjade kirjutamine on tehnoloogia arengu tõttu isiklikus sfääris välja tõrjutud, on see suhtlusvorm, mis on endiselt olemas professionaalses või akadeemilises sfääris. Siis teksti toon on formaalne. See on aspekt, mida tuleks näiteks a eelnõu koostamisel arvesse võtta kaaskiri. Kuidas kirjutada ametlikku kirja? sisse Formación y Estudios me anname sulle võtmed.
1. ametlik tervitus
Igal kirjal on sissejuhatus. Kui teksti sisu on vormilise tooniga, võib see esitada järgmise valemi: Kallis…”. Enne ametlikku tervitamist võite jätta ruumi ka väike päis, mis sisaldab kirja saaja põhiandmeid. Sellesse lahtrisse tuleb märkida teie nimi ja ametikoht, mida te asutuses töötate.
2. Esimene lõik
Esimene lõik peaks kontekstualiseerima sõnumi põhjuse. Kindlasti, Aine sünteesimine on võtmetähtsusega. Oluline on mitte üle võsa lüüa, sest lihtsus suurendab selgust. Nii saab vastuvõtja aru loetava sõnumi tähendusest ja kavatsusest.
3. Struktureerige täht lõigeteks ja lühikesteks lauseteks
Ametlik kiri jätab esmamulje isegi siis, kui adressaat pole veel päist lugenud. Samuti suhtleb teksti esitusviis ja selle organiseeritus üks teave. Kuidas suurendada selgust põhi- ja kõrvalideede korralduses?
On väga lihtne skeem, mida saate kasutada juhendina või inspiratsioonina: lühikeste lõikude kombinatsioon, mis koosneb lausetest, mis ei ole liiga pikad. Iga lõik peab esitama põhiidee, mis on teksti lugemisel täiesti selge.
4. Laiendage sõnavara
Ametliku kirja kirjutamine nõuab detailide lihvimiseks ja mõningate puuduste parandamiseks mitut muudatust. Näiteks, mõistete kordumise vältimiseks on soovitav otsida uusi sünonüüme lühikeses väljavõttes tekstist. Kiri edastab väärtuslikku teavet nii selle, mida autor väljendab, aga ka sõnumi kirjutamisviisi tõttu.
5. Teksti areng
Nagu oleme märkinud, on esimene lõik see, mis kontekstualiseerib kirja teema. Noh, teine lõik võib olla võtmeks, et süveneda eelmises jaotises öeldusse, kuid ilma kordumise mõju alla sattumata. Näiteks kui soovite tööle kandideerimiseks kirjutada kaaskirja, loetlege kõige olulisemad põhjused, miks arvate, et olete sellele ametikohale kandideerimiseks hea kandidaat.
6. Sõnumi sulgemine
Ametliku kirja kirjutamisel, nagu mis tahes muul suhtlusviisil, on kavatsus ja sellel on eesmärk. See tähendab, et saate kasutada valemit, mis tuletab vestluskaaslasele meelde, et ootate vastust. Näiteks kui olete kirjutanud professionaalse kaaskirja näidata oma saadavust võimalikuks tööintervjuuks või koostöö loomiseks.
Kirjutage ametlik kiri, mis on lühem kui lõik. Salvestage dokumenti paar päeva või paar tundi enne saatmist. Sel viisil saate seda viimaste muudatuste tegemiseks uuesti lugeda.
7. Hüvastijätt
Mis on ametlikus kirjas enim kasutatud valem? Näiteks, saate sõnumi tagasi lükata järgmisel viisil: siiralt. Seejärel allkirjastage sisu.
Tuleb märkida, et ametliku kirja kirjutamiseks pole ühte õiget viisi. Tegelikult on soovitatav, et kirjutises oleks selle kirjutamisviisis või esitusviisis mõni originaalne detail. Nii saate äratada huvi vastuvõtjas (kes loeb kogu ametialase rutiini jooksul palju muid ametlikke kirju).