ઔપચારિક પત્ર કેવી રીતે લખવો

જો કે ટેક્નોલોજીના વિકાસના પરિણામે પત્રલેખન વ્યક્તિગત ક્ષેત્રમાં વિસ્થાપિત થઈ ગયું છે, તે સંદેશાવ્યવહારનું એક સ્વરૂપ છે જે હજુ પણ વ્યાવસાયિક અથવા શૈક્ષણિક ક્ષેત્રમાં હાજર છે. પછી, ટેક્સ્ટનો સ્વર ઔપચારિક છે. આ એક પાસું છે જેને ધ્યાનમાં લેવું જોઈએ, ઉદાહરણ તરીકે, ડ્રાફ્ટ કરતી વખતે કવર લેટર. ઔપચારિક પત્ર કેવી રીતે લખવો? માં Formación y Estudios અમે તમને ચાવી આપીશું

1. ઔપચારિક શુભેચ્છા

દરેક અક્ષરનો પરિચય હોય છે. જ્યારે ટેક્સ્ટની સામગ્રીમાં ઔપચારિક સ્વર હોય, ત્યારે તે નીચેનું સૂત્ર રજૂ કરી શકે છે: પ્રિય…”. ઔપચારિક શુભેચ્છા પહેલાં, તમે માટે જગ્યા પણ છોડી શકો છો સંદેશના પ્રાપ્તકર્તાનો મુખ્ય ડેટા ધરાવતું નાનું હેડર. આ શીર્ષકમાં તમારું નામ અને તમે સંસ્થામાં જે હોદ્દો ધરાવો છો તે દર્શાવવું આવશ્યક છે.

2. પ્રથમ ફકરો

પ્રથમ ફકરાએ સંદેશના કારણને સંદર્ભિત કરવું જોઈએ. ચોક્કસપણે, આ બાબતને સંશ્લેષણ કરવાની ચાવી છે. ઝાડની આસપાસ હરાવવું નહીં તે મહત્વનું છે કારણ કે સરળતા સ્પષ્ટતાને મજબૂત બનાવે છે. આ રીતે, પ્રાપ્તકર્તા તે જે સંદેશ વાંચી રહ્યો છે તેનો અર્થ અને હેતુ સમજે છે.

3. ફકરા અને ટૂંકા વાક્યોમાં અક્ષરની રચના કરો

પ્રાપ્તકર્તાએ હેડર વાંચ્યું ન હોય ત્યારે પણ ઔપચારિક પત્ર પ્રથમ છાપ બનાવે છે. ટેક્સ્ટની રજૂઆત અને તે કેવી રીતે ગોઠવવામાં આવે છે તે પણ વાતચીત કરે છે એક માહિતી. મુખ્ય અને ગૌણ વિચારોના સંગઠનમાં સ્પષ્ટતા કેવી રીતે વધારવી?

ત્યાં એક ખૂબ જ સરળ યોજના છે જેનો તમે માર્ગદર્શિકા તરીકે અથવા પ્રેરણા તરીકે ઉપયોગ કરી શકો છો: ટૂંકા ફકરાઓનું સંયોજન જે વધુ પડતા લાંબા ન હોય તેવા વાક્યોથી બનેલું છે. દરેક ફકરાએ એક મુખ્ય વિચાર રજૂ કરવો જોઈએ જે ટેક્સ્ટ વાંચતી વખતે સંપૂર્ણ રીતે સ્પષ્ટ હોય.

4. શબ્દભંડોળ વિસ્તૃત કરો

ઔપચારિક પત્ર લખવા માટે વિગતોને પોલીશ કરવા અને કેટલીક અપૂર્ણતાઓને સુધારવા માટે ઘણા પુનરાવર્તનોની જરૂર પડે છે. દાખ્લા તરીકે, વિભાવનાઓના પુનરાવર્તનને ટાળવા માટે નવા સમાનાર્થી શોધવાની સલાહ આપવામાં આવે છે ટેક્સ્ટમાંથી ટૂંકા અવતરણમાં. આ પત્ર લેખક જે રીતે વ્યક્ત કરે છે તેના કારણે, પણ સંદેશ લખવાની રીતને કારણે મૂલ્યવાન માહિતી આપે છે.

5. ટેક્સ્ટનો વિકાસ

આપણે સૂચવ્યા મુજબ, પહેલો ફકરો એ છે જે પત્રના વિષયને સંદર્ભિત કરે છે. ઠીક છે, બીજો ફકરો અગાઉના વિભાગમાં જે કહેવામાં આવ્યું હતું તે સમજવા માટે ચાવીરૂપ બની શકે છે, પરંતુ પુનરાવર્તનની અસરમાં પડ્યા વિના. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે નોકરી માટે અરજી કરવા માટે કવર લેટર લખવા માંગતા હો, આ પદ માટે અરજી કરવા માટે તમે સારા ઉમેદવાર છો એવું તમને કેમ લાગે છે તે સૌથી સુસંગત કારણોની સૂચિ બનાવો.

6. સંદેશ બંધ કરી રહ્યા છીએ

ઔપચારિક પત્રના લેખન, અન્ય કોઈપણ પ્રકારના સંદેશાવ્યવહારની જેમ, એક હેતુ ધરાવે છે અને એક ધ્યેયને અનુસરે છે. એટલે કે, તમે એવા ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કરી શકો છો જે ઇન્ટરલોક્યુટરને યાદ અપાવે છે કે તમે પ્રતિસાદની રાહ જોઈ રહ્યા છો. ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે પ્રોફેશનલ કવર લેટર લખ્યો હોય સંભવિત જોબ ઇન્ટરવ્યુ માટે અથવા સહયોગ સેટ કરવા માટે તમારી ઉપલબ્ધતા દર્શાવો.

એક ઔપચારિક પત્ર લખો જે લંબાઈમાં ફકરા કરતા ઓછો હોય. દસ્તાવેજ મોકલતા પહેલા તેને થોડા દિવસો અથવા થોડા કલાકો માટે સાચવો. આ રીતે, તમે અંતિમ ફેરફારો કરવા માટે તેને ફરીથી વાંચી શકો છો.

7. વિદાય

ઔપચારિક પત્રમાં સૌથી વધુ ઉપયોગમાં લેવાતું સૂત્ર કયું છે? દાખ્લા તરીકે, તમે નીચેની રીતે સંદેશને બરતરફ કરી શકો છો: નિષ્ઠાપૂર્વક. પછી સામગ્રી પર સહી કરો.

એ નોંધવું જોઈએ કે ઔપચારિક પત્ર લખવાની કોઈ એક સાચી રીત નથી. વાસ્તવમાં, એ ભલામણ કરવામાં આવે છે કે લેખન જે રીતે લખવામાં આવ્યું છે અથવા જે રીતે તેને રજૂ કરવામાં આવ્યું છે તેમાં કેટલીક મૂળ વિગતો હોવી જોઈએ. આ રીતે, તમે પ્રાપ્તકર્તાની રુચિ જગાડી શકો છો (જે સમગ્ર વ્યવસાયિક દિનચર્યા દરમિયાન અન્ય ઘણા ઔપચારિક પત્રો વાંચે છે).