Az adminisztratív asszisztens feladatai

Tudja, mi a adminisztratív funkciók? Ha jelenleg a következő adminisztrációs asszisztens versenyeken gondolkodik, akkor tudnia kell, hogy ezek a funkciók miként fognak gyakorolni, ha sikeresen teljesíti a vizsgát, és önmagában dolgozik.

Ez a munka, ezért Feladataikat nem szabad összetéveszteni az adminisztrációs technikus feladataival. Bár mindkettő az "adminisztratív" szót hordozza, a munka két különböző kategóriája.

Mi az adminisztrációs asszisztens?

Az adminisztratív asszisztens az személy, akivel általában magán- vagy állami központokban találkozunk és amelynek fő feladatai az irodai munkához kapcsolódnak. De hogy pontosabban megtudjuk, mi az adminisztráció feladata, milyen feladatokat és szerepeket kell ellátniuk az adminisztratív asszisztenseknek, mind az állami, mind a magánközpontoknak, olvassuk el alább.

Mi kell ahhoz, hogy adminisztrációs asszisztens legyél?

Az adminisztrációs asszisztensek által elvégzendő összes funkció ismeretében csak ezt kell tudnia és rendelkeznie:

• Tudja, hogyan kell írni és olvasni, nyilván és van az alapszámítás fogalma.
• Kapacitás: közlés.
• IKT-ismeretek, szövegszerkesztés és / vagy billentyűzet vezérlés.
• Legyen jól szervezett, módszeres legyen és óvatos a munkájában.
• Tudja és hajlandó rá csapatmunka.
• Tudja, hogyan kell kezelni a szokásos irodai berendezéseket, például fénymásolókat.
• Már elegáns és formális megjelenés ha fogadási feladatokat látnak el.
• Tudja, hogyan kell megmutatni a profi, udvarias és barátságos hozzáállás.
• Legyen kezdeményező a kért feladatok elvégzéséhez.

És te, betartasz mindent, amit egy adminisztrációs asszisztensnek kérnek? Világos volt számodra, hogy mi a adminisztratív funkciók Mit kell tennie, ha megkapja az állást? Ha érdekli ezt a munkát, akkor a SAS ellentétek az andalúziai egészségügyi szolgálat nagyszerű lehetősége van ennek megvalósítására.

Mi a különbség az adminisztratív és az adminisztrációs asszisztens között

Az ellenzékre való felkészülés napjainkban számos szakember előtt álló kihívás. A sok pályázó érdeklődését felkeltő versenyek között szerepelnek azok, amelyek új pozíciókat írnak elő adminisztratív és adminisztrációs asszisztensként. Bár a fogalmak megjelenésükben nagyon hasonlóak, tisztázni kell, hogy nem szinonimák. Ezután tisztázzuk mi a különbség a két profil között a már említett ellenzék kapcsán.

A tesztekhez való hozzáférés követelményei minden esetben eltérőek. Akadémiai szempontból az adminisztratív asszisztens önéletrajzán fel kell tüntetni az ESO címét vagy ezzel egyenértékű. Az adminisztrátornak a maga részéről igazolnia kell, hogy elvégezte az érettségit, vagy ezt a címet, amely ezzel az egyetemi végzettséggel egyenértékű. Tisztázni kell, hogy a szakemberek fejlettebb képzésben részesülhetnek, de ez az elengedhetetlen felkészülés, amely minden esetben szükséges a tesztek kvalifikációjához.

Amint megjegyeztük, az adminisztrátoroknak több képzettséggel kell rendelkezniük. Ezért bonyolultabb feladatokat is ellátnak. Mindkét profil nagyon fontos funkciókat lát el a cég mindennapi működésében, de az egyes munkakörök jellege eltérő. Az adminisztratív asszisztens több technikai feladatot lát el ezzel az üggyel kapcsolatban.

Az adminisztrátor a maga részéről nagyobb felelősséggel rendelkezik, és ellátja az adminisztrációs feladatokat. És ennek következtében, a nagyobb felelősséggel járó pozíció teljesítését a magasabb havi fizetés is érzékeli mint egy adminisztrációs asszisztens fizetése.

Az alábbiakban részletezzük mindegyik funkcióját, hogy világosabb legyen:

Adminisztratív asszisztensi funkciók

• Ez a szakember válaszol a telefonhívásokra
• Végezzen archiválási feladatokat
• Óvatosan írja be a szövegeket
• Ügyeljen a napi napirendre
• Csapatként dolgozzon a kollégákkal a határidők betartása érdekében

Ez a dolgozó különböző számítógépes programokat használ gyakorlati célokra. Fejlesszen kommunikációs feladatokat: ne csak telefonhívásokat fogadjon, hanem e -maileket is.

Adminisztratív feladatok

Az alábbiakban felsorolja a az adminisztráció fő feladatai:

• Dokumentumok vétele.
• Telefonhívások fogadása.
• Vegyen részt a látogatásokon.
• Dokumentumok archiválása.
• Végezzen elemi számításokat.
• Jelentés mindenről, ami az osztályhoz kapcsolódik, amelyen ez függ
• Legyen naprakész a fájlok feldolgozásával kapcsolatban.
• Tartsa naprakészen a napirendet, telefonszámot, címet és értekezleteket.
• Legyen ismerete a közigazgatás azon részlegeiről, amelyekkel az a szakasz kapcsolódik, amelytől függ.
• Ismerje továbbá az irodai gépek kezelését, a számológépektől a fénymásolókig, a személyi számítógépeken és az azokból származó számítógépes programokon keresztül.

Valószínű, hogy napi szinten még több olyan funkció lesz, amelyet adminisztratív jelleggel kell ellátni, azonban ezek a leginkább reprezentatívak.

Mennyi ideig tart az adminisztratív asszisztens tanfolyam?

Az adminisztratív asszisztens egy csapatban dolgozó szakember. Ezért részt vesz az irodában kitűzött célok elérésében. Az irodában végzett összes feladat releváns, még azok is, amelyek könnyebben elvégezhetőnek látszanak. A fénymásolás például elengedhetetlen feladat. Ez a szakmai profil irányítja ezt a feladatot.

A képzés felkészítést kínál azoknak a szakembereknek, akik munkát szeretnének keresni ezen a területen. Az egyik útvonal, amelyet értékelhet, ha el akarja érni ezt a munkakört, az a Középfokú képzési ciklus, amely az adminisztrációs menedzsmentre szakosodott. A ciklushoz való hozzáféréshez korábban a hallgatónak el kell végeznie a tanulmányait Kötelező középfokú oktatás és igazolja az önéletrajzban a megfelelő címet vagy annak megfelelőt.

Ezek a tanulmányok hozzávetőleges időtartama 2000 tanóra amelyeket két akadémiai tanfolyamon szerveznek. Ennek a képzési időszaknak a befejezése után a hallgató rendelkezik azokkal a kompetenciákkal és készségekkel, amelyekre szüksége van ahhoz, hogy az irodában kifejlessze e feladat feladatait.

Jelenleg a tanfolyamok széles skáláját találja meg, amelyek elősegítik az adminisztratív asszisztens munkájának előkészítését.

Hány tantárgyat kell tanulni az adminisztratív asszisztens versenyeken

Gyakran ez az egyik kérdés, amelyet feltesznek azok, akik értékelik a lehetőséget, hogy leüljenek egy közelgő vizsgára. Ebben az esetben meg kell tanulnia a tantervet a tesztek elvégzéséhez és a jó pontszám eléréséhez. A tanterv tartalma több kulcsfogalom köré épül fel. Egyrészt közigazgatási, pénzügyi és alkotmányjog. A nyilvános funkció, az irodai automatizálás, a helyi rendszer és a közhivatalok szervezete olyan kifejezések, amelyek a vizsga tartalmában is releváns helyet foglalnak el. A tesztek elvégzéséhez gondosan el kell olvasnia a hívás alapjait.

Általában az említett felhívásban jelennek meg a napirenddel kapcsolatos információk. A menetrend különböző modulokban van felépítve. Például jelenleg Az államigazgatási asszisztens ellenzék napirendje két fő csoportra oszlik és 27 témát csoportosít.

Ez azonban egy olyan információ, amely egy bizonyos ponton változhat, mivel nincs egyetlen összehívó hatóság, amely meghirdeti az adminisztratív asszisztensek számára a helyeket. Előfordulhatnak a kérdéssel kapcsolatos lehetséges változások, valamint bizonyos frissítések egy bizonyos dátumtól kezdve. Az ellenzéknek az akadémia segítségével történő elkészítésének egyik előnye, hogy az oktatóközpont szakemberei bármilyen kérdést megoldanak ezzel vagy más kérdéssel kapcsolatban.

Emlékeztetni kell arra, hogy nincs egyetlen adminisztráció. Az ellentétek az állam általános közigazgatásában, az autonóm közigazgatásban és a helyi közigazgatásban foglalhatók el.. Ily módon, ha asszisztensként szeretne dolgozni szakmai karrierje során, figyelmes lehet az egyes területeken folytatott hívásokra. Azok a feladatok, amelyeket ez a profil minden esetben elvégez, az adminisztráció típusaitól függően változhatnak. Az eddig felsorolt ​​feladatok azonban minden esetben gyakoriak. Mindegyikhez hozzáteszik a lakosság figyelmét is, amely alapvető feladat egy irodában, amelyben minden nap eltér az előzőtől.