Bár a levélírás a technika fejlődése következtében kiszorult a személyes szférából, a kommunikáció egy olyan formája, amely még mindig jelen van a szakmai vagy tudományos szférában. Akkor, a szöveg hangvétele formális. Ez egy olyan szempont, amelyet figyelembe kell venni például az a kísérőlevél. Hogyan írjunk hivatalos levelet? Ban ben Formación y Estudios mi adjuk meg a kulcsokat.
1. hivatalos köszöntés
Minden levélnek bevezetője van. Ha a szöveg tartalma formális hangvételű, akkor a következő képletet jelenítheti meg: Kedves…”. A hivatalos üdvözlés előtt hagyhat helyet a következőnek is egy kis fejléc, amely az üzenet címzettjének fő adatait tartalmazza. Ebben a rovatban fel kell tüntetni az Ön nevét és az intézményben betöltött beosztását.
2. Első bekezdés
Az első bekezdésnek kontextusba kell helyeznie az üzenet okát. Egyértelműen, Kulcsfontosságú az anyag szintetizálása. Fontos, hogy ne verjük a bokrot, mert az egyszerűség megerősíti a tisztaságot. Ily módon a címzett megérti az általa olvasott üzenet jelentését és szándékát.
3. Szerkezze fel a betűt bekezdésekbe és rövid mondatokba!
A hivatalos levél akkor is első benyomást kelt, ha a címzett még nem olvasta el a fejlécet. A szöveg megjelenítése és a rendszerezés módja is kommunikál egy információ. Hogyan növelhető az egyértelműség a fő és másodlagos ötletek szervezésében?
Van egy nagyon egyszerű séma, amelyet útmutatóként vagy inspirációként használhat: rövid bekezdések kombinációja, amelyek nem túl hosszú mondatokból állnak. Minden bekezdésnek egy fő gondolatot kell bemutatnia, amely tökéletesen világos a szöveg olvasása során.
4. Szókincs bővítése
A hivatalos levél megírása többszöri átdolgozást igényel a részletek csiszolásához és néhány tökéletlenség kijavításához. Például, célszerű új szinonimákat keresni, hogy elkerüljük a fogalmak ismétlődését egy rövid kivonatban a szövegből. A levél értékes információkat közvetít a szerző által kifejezett szavak miatt, de az üzenet írásmódja miatt is.
5. A szöveg fejlesztése
Mint jeleztük, az első bekezdés az, amely a levél tárgyát kontextualizálja. Nos, a második bekezdés kulcsfontosságú lehet az előző részben leírtakban való elmélyüléshez, de anélkül, hogy az ismétlés hatásába esne. Például, ha motivációs levelet szeretne írni egy állásra való jelentkezéshez, sorolja fel a legrelevánsabb okokat, miért gondolja, hogy Ön jó jelölt a pozícióra való jelentkezéshez.
6. Az üzenet bezárása
A hivatalos levél megírásának, mint minden más típusú kommunikációnak, van szándéka és célja van. Vagyis használhat egy képletet, amely emlékezteti a beszélgetőpartnert, hogy válaszra vár. Például, ha szakmai motivációs levelet írt mutassa meg elérhetőségét egy esetleges állásinterjúra vagy egy együttműködés kialakítására.
Írjon egy bekezdésnél rövidebb hivatalos levelet. Őrizze meg a dokumentumot néhány napig vagy néhány óráig, mielőtt elküldi. Ily módon újraolvashatja az utolsó módosítások elvégzéséhez.
7. Búcsú
Mi a leggyakrabban használt képlet egy hivatalos levélben? Például, az üzenetet a következő módon utasíthatja el: őszintén. Ezután írja alá a tartalmat.
Meg kell jegyezni, hogy nincs egyetlen helyes módja a hivatalos levél megírásának. Valójában ajánlatos, hogy az írásnak legyen valami eredeti részlete az írásmódban vagy az előadásmódban. Így felkeltheti a címzett érdeklődését (aki a szakmai rutin során sok más hivatalos levelet is elolvas).