Nors dėl technologijų raidos laiškų rašymas buvo išstumtas į asmeninę sferą, tai yra komunikacijos forma, kuri vis dar egzistuoja profesinėje ar akademinėje sferoje. Tada teksto tonas formalus. Tai yra aspektas, į kurį reikėtų atsižvelgti, pavyzdžiui, rengiant a motyvacinis laiškas. Kaip parašyti oficialų laišką? Į Formación y Estudios mes suteikiame jums raktus.
1. oficialus pasisveikinimas
Kiekvienas laiškas turi įžangą. Kai teksto turinys turi formalų atspalvį, jis gali pateikti tokią formulę: Gerbiamasis...“. Prieš oficialų pasisveikinimą taip pat galite palikti vietos maža antraštė, kurioje yra pagrindiniai pranešimo gavėjo duomenys. Šioje antraštėje turi būti nurodytas jūsų vardas ir pareigos, kurias einate institucijoje.
2. Pirma pastraipa
Pirmoje pastraipoje turėtų būti kontekstualizuota pranešimo priežastis. tikrai, Svarbiausia yra sintetinti medžiagą. Svarbu nesimušti, nes paprastumas sustiprina aiškumą. Tokiu būdu gavėjas supranta skaitomos žinutės prasmę ir ketinimą.
3. Struktūruokite raidę pastraipomis ir trumpais sakiniais
Oficialus laiškas daro pirmąjį įspūdį net tada, kai gavėjas dar neperskaitė antraštės. Komunikuoja ir teksto pateikimas bei jo organizavimo būdas viena informacija. Kaip padidinti pagrindinių ir antraeilių idėjų organizavimo aiškumą?
Yra labai paprasta schema, kurią galite naudoti kaip vadovą arba kaip įkvėpimą: trumpų pastraipų, sudarytų iš ne per ilgų sakinių, derinys. Kiekvienoje pastraipoje turi būti pateikta pagrindinė mintis, kuri būtų visiškai aiški skaitant tekstą.
4. Išplėskite žodyną
Norint parašyti oficialų laišką, reikia keletą kartų peržiūrėti detales ir ištaisyti kai kuriuos trūkumus. Pavyzdžiui, patartina ieškoti naujų sinonimų, kad būtų išvengta sąvokų pasikartojimo trumpoje teksto ištraukoje. Laiškas perteikia vertingos informacijos ne tik dėl to, ką išsako autorius, bet ir dėl to, kaip parašyta žinutė.
5. Teksto raida
Kaip jau nurodėme, pirmoji pastraipa yra ta, kuri kontekstualizuoja laiško temą. Na, antroji pastraipa gali būti labai svarbi norint įsigilinti į tai, kas buvo pasakyta ankstesniame skyriuje, tačiau nepatenkant į pasikartojimo poveikį. Pavyzdžiui, jei norite parašyti motyvacinį laišką, norėdami kreiptis dėl darbo, išvardykite svarbiausias priežastis, kodėl manote, kad esate tinkamas kandidatas pretenduoti į šias pareigas.
6. Pranešimo uždarymas
Oficialaus laiško rašymas, kaip ir bet kuris kitas bendravimo būdas, turi tikslą ir siekia tikslo. Tai yra, galite naudoti formulę, kuri primena pašnekovui, kad laukiate atsakymo. Pavyzdžiui, jei parašėte profesionalų motyvacinį laišką parodykite savo galimybes dalyvauti galimam darbo pokalbiui arba užmegzti bendradarbiavimą.
Parašykite oficialų laišką, kurio ilgis yra trumpesnis nei pastraipa. Prieš išsiųsdami dokumentą išsaugokite kelias dienas ar kelias valandas. Tokiu būdu galite jį perskaityti, kad atliktumėte galutinius pakeitimus.
7. Atsisveikinimas
Kokia formulė dažniausiai naudojama oficialiame laiške? Pavyzdžiui, žinutės galite atmesti tokiu būdu: nuoširdžiai. Tada pasirašykite turinį.
Reikia pažymėti, kad nėra vieno teisingo būdo parašyti oficialų laišką. Tiesą sakant, rekomenduojama, kad raštas būtų originaliai parašytas arba pateiktas. Tokiu būdu galite sudominti gavėją (kuris per profesinę rutiną skaito daugybę kitų oficialių laiškų).