Walaupun penulisan surat telah dipindahkan dalam bidang peribadi akibat evolusi teknologi, ia adalah satu bentuk komunikasi yang masih wujud dalam bidang profesional atau akademik. Kemudian, nada teks adalah formal. Ini adalah aspek yang perlu diambil kira, contohnya, semasa merangka a surat pembentangan. Bagaimana untuk menulis surat rasmi? Dalam Formación y Estudios kami memberi anda kunci.
1. ucapan rasmi
Setiap surat ada pengenalan. Apabila kandungan teks mempunyai nada formal, ia boleh mengemukakan formula berikut: Sayang…”. Sebelum ucapan rasmi, anda juga boleh meninggalkan ruang untuk pengepala kecil yang mengandungi data utama penerima mesej. Tajuk ini mesti menunjukkan nama anda dan jawatan yang anda pegang dalam institusi.
2. Perenggan pertama
Perenggan pertama harus mengkontekstualisasikan sebab mesej itu. pasti, Ia adalah kunci untuk mensintesis perkara itu. Adalah penting untuk tidak berdepan dengan semak kerana kesederhanaan menguatkan kejelasan. Dengan cara ini, penerima memahami maksud dan niat mesej yang dibacanya.
3. Susun huruf dalam perenggan dan ayat pendek
Surat rasmi memberi kesan pertama walaupun penerima masih belum membaca pengepala. Penyampaian teks dan cara ia disusun juga berkomunikasi satu maklumat. Bagaimana untuk meningkatkan kejelasan dalam organisasi idea utama dan sekunder?
Terdapat skema yang sangat mudah yang boleh anda gunakan sebagai panduan atau sebagai inspirasi: gabungan perenggan pendek yang terdiri daripada ayat yang tidak terlalu panjang. Setiap perenggan mesti mengemukakan idea utama yang sangat jelas semasa membaca teks.
4. Meluaskan kosa kata
Penulisan surat rasmi memerlukan beberapa semakan untuk menggilap butiran dan membetulkan beberapa ketidaksempurnaan. Sebagai contoh, adalah dinasihatkan untuk mencari sinonim baru untuk mengelakkan pengulangan konsep dalam petikan ringkas daripada teks. Surat itu menyampaikan maklumat berharga kerana apa yang diungkapkan oleh pengarang, tetapi juga kerana cara mesej itu ditulis.
5. Perkembangan teks
Seperti yang telah kami nyatakan, perenggan pertama ialah perenggan yang mengkontekstualisasikan subjek surat itu. Nah, perenggan kedua boleh menjadi kunci untuk menyelidiki apa yang dinyatakan dalam bahagian sebelumnya, tetapi tanpa jatuh ke dalam kesan pengulangan. Sebagai contoh, jika anda ingin menulis surat lamaran untuk memohon pekerjaan, senaraikan sebab yang paling relevan mengapa anda fikir anda adalah calon yang baik untuk memohon jawatan tersebut.
6. Menutup mesej
Penulisan surat rasmi, seperti jenis komunikasi lain, mempunyai niat dan mengejar matlamat. Iaitu, anda boleh menggunakan formula yang mengingatkan lawan bicara bahawa anda sedang menunggu jawapan. Sebagai contoh, jika anda telah menulis surat lamaran profesional tunjukkan ketersediaan anda untuk temu duga kerja yang mungkin atau untuk menubuhkan kerjasama.
Tulis surat rasmi yang panjangnya kurang daripada satu perenggan. Simpan dokumen selama beberapa hari atau beberapa jam sebelum menghantarnya. Dengan cara ini, anda boleh membacanya semula untuk membuat pengubahsuaian akhir.
7. Selamat tinggal
Apakah formula yang paling banyak digunakan dalam surat rasmi? Sebagai contoh, anda boleh mengetepikan mesej dengan cara berikut: ikhlas. Kemudian menandatangani kandungan.
Perlu diingatkan bahawa tidak ada cara yang betul untuk menulis surat rasmi. Malah, adalah disyorkan bahawa tulisan itu mempunyai beberapa perincian asli dalam cara ia ditulis atau dalam cara ia dipersembahkan. Dengan cara ini, anda boleh membangkitkan minat penerima (yang membaca banyak surat rasmi lain sepanjang rutin profesional).