Hoewel het schrijven van brieven in de persoonlijke sfeer is verdrongen als gevolg van de evolutie van de technologie, is het een vorm van communicatie die nog steeds aanwezig is in de professionele of academische sfeer. Dan, de toon van de tekst is formeel. Dit is een aspect waarmee bijvoorbeeld rekening moet worden gehouden bij het opstellen van een begeleidende brief. Hoe schrijf je een formele brief? In Formación y Estudios wij geven u de sleutels.
1. formele begroeting
Elke brief heeft een inleiding. Wanneer de inhoud van de tekst een formele toon heeft, kan deze de volgende formule presenteren: Beste…”. Voor de formele begroeting kunt u ook een spatie laten voor een kleine kop met de belangrijkste gegevens van de ontvanger van het bericht. In dit kopje moeten uw naam en de functie die u in de instelling bekleedt, worden vermeld.
2. Eerste alinea
De eerste alinea moet de reden voor het bericht contextualiseren. Vast en zeker, Het is de sleutel om de zaak te synthetiseren. Het is belangrijk om er niet omheen te draaien, want eenvoud versterkt de duidelijkheid. Op deze manier begrijpt de ontvanger de betekenis en bedoeling van het bericht dat hij leest.
3. Structureer de brief in alinea's en korte zinnen
Een formele brief maakt een eerste indruk, zelfs als de ontvanger de koptekst nog niet heeft gelezen. De presentatie van de tekst en de manier waarop deze is georganiseerd, communiceert ook één informatie. Hoe duidelijkheid te scheppen in de organisatie van hoofd- en nevengedachten?
Er is een heel eenvoudig schema dat je als richtlijn of als inspiratie kunt gebruiken: de combinatie van korte alinea's die zijn opgebouwd uit niet al te lange zinnen. Elke alinea moet een hoofdgedachte bevatten die volkomen duidelijk is bij het lezen van de tekst.
4. Woordenschat uitbreiden
Het schrijven van een formele brief vereist verschillende herzieningen om de details te polijsten en enkele onvolkomenheden te corrigeren. Bijvoorbeeld, het is raadzaam om naar nieuwe synoniemen te zoeken om herhaling van concepten te voorkomen in een kort fragment uit de tekst. De brief brengt waardevolle informatie over vanwege wat de auteur uitdrukt, maar ook vanwege de manier waarop de boodschap is geschreven.
5. Ontwikkeling van de tekst
Zoals we hebben aangegeven, is de eerste alinea degene die het onderwerp van de brief contextualiseert. Welnu, de tweede alinea kan de sleutel zijn om in te gaan op wat in het vorige gedeelte is gezegd, maar zonder in het effect van herhaling te vervallen. Als u bijvoorbeeld een sollicitatiebrief wilt schrijven om te solliciteren, noem de meest relevante redenen waarom u denkt dat u een goede kandidaat bent om op de functie te solliciteren.
6. Het bericht sluiten
Het schrijven van een formele brief heeft, net als elke andere vorm van communicatie, een intentie en streeft een doel na. Dat wil zeggen, u kunt een formule gebruiken die de gesprekspartner eraan herinnert dat u op een antwoord wacht. Als je bijvoorbeeld een professionele sollicitatiebrief hebt geschreven toon je beschikbaarheid voor een eventueel sollicitatiegesprek of om een samenwerking op te zetten.
Schrijf een formele brief die korter is dan een alinea. Bewaar het document een paar dagen of een paar uur voordat u het verzendt. Op deze manier kunt u het opnieuw lezen om de laatste wijzigingen aan te brengen.
7. Vaarwel
Wat is de meest gebruikte formule in een formele brief? Bijvoorbeeld, je kunt het bericht op de volgende manier negeren: oprecht. Onderteken vervolgens de inhoud.
Opgemerkt moet worden dat er niet één juiste manier is om een formele brief te schrijven. In feite wordt aanbevolen dat het schrift originele details bevat in de manier waarop het is geschreven of in de manier waarop het wordt gepresenteerd. Op deze manier kunt u de interesse wekken van de ontvanger (die tijdens de professionele routine vele andere formele brieven leest).