Selv om brevskriving har blitt fortrengt i den personlige sfæren som følge av teknologiens utvikling, er det en form for kommunikasjon som fortsatt er til stede i den profesjonelle eller akademiske sfæren. Deretter, tonen i teksten er formell. Dette er et aspekt som bør tas i betraktning, for eksempel ved utforming av en følgebrev. Hvordan skrive et formelt brev? I Formación y Estudios vi gir deg nøklene.
1. formell hilsen
Hver bokstav har en introduksjon. Når innholdet i teksten har en formell tone, kan den presentere følgende formel: Kjære…”. Før den formelle hilsenen kan du også legge igjen en plass til en liten overskrift som inneholder hoveddataene til mottakeren av meldingen. Denne overskriften skal angi navnet ditt og stillingen du har i institusjonen.
2. Første ledd
Første ledd bør kontekstualisere årsaken til meldingen. Helt sikkert, Det er nøkkelen til å syntetisere saken. Det er viktig å ikke slå rundt bushen fordi enkelhet forsterker klarheten. På denne måten forstår mottakeren meningen og intensjonen med budskapet han leser.
3. Strukturer bokstaven i avsnitt og korte setninger
Et formelt brev gir et førsteinntrykk selv når mottakeren ennå ikke har lest overskriften. Presentasjonen av teksten og måten den er organisert på kommuniserer også én informasjon. Hvordan øke klarheten i organiseringen av hoved- og sekundærideer?
Det er et veldig enkelt opplegg som du kan bruke som veiledning eller som inspirasjon: kombinasjonen av korte avsnitt som består av setninger som ikke er for lange. Hvert avsnitt må presentere en hovedidé som er helt tydelig når du leser teksten.
4. Utvid ordforrådet
Å skrive et formelt brev krever flere revisjoner for å polere detaljene og rette opp noen feil. For eksempel, det er tilrådelig å se etter nye synonymer for å unngå gjentakelse av konsepter i et kort utdrag fra teksten. Brevet formidler verdifull informasjon på grunn av det forfatteren gir uttrykk for, men også på grunn av måten budskapet er skrevet på.
5. Utvikling av teksten
Som vi har antydet, er første avsnitt det som kontekstualiserer emnet for brevet. Vel, andre avsnitt kan være nøkkelen til å fordype seg i det som ble sagt i forrige avsnitt, men uten å falle inn i effekten av gjentakelse. Hvis du for eksempel vil skrive et følgebrev for å søke jobb, liste opp de mest relevante årsakene til at du mener du er en god kandidat til å søke stillingen.
6. Lukke meldingen
Å skrive et formelt brev, som enhver annen type kommunikasjon, har en intensjon og forfølger et mål. Det vil si at du kan bruke en formel som minner samtalepartneren på at du venter på svar. For eksempel hvis du har skrevet et profesjonelt følgebrev vise din tilgjengelighet for et eventuelt jobbintervju eller for å sette opp et samarbeid.
Skriv et formelt brev som er mindre enn et avsnitt langt. Lagre dokumentet i noen dager eller noen timer før du sender det. På denne måten kan du lese den på nytt for å gjøre de siste endringene.
7. Farvel
Hva er den mest brukte formelen i et formelt brev? For eksempel, du kan avvise meldingen på følgende måte: med vennlig hilsen. Signer deretter innholdet.
Det skal bemerkes at det ikke er en enkelt riktig måte å skrive et formelt brev på. Faktisk anbefales det at skriften har noen originale detaljer i måten den er skrevet på eller i måten den presenteres på. På denne måten kan du vekke interessen til mottakeren (som leser mange andre formelle brev gjennom den faglige rutinen).