Office manager: ¿Cuáles son sus tareas y funciones?

Office manager: ¿Cuáles son sus tareas y funciones?

El trabajo en equipo, basado en la colaboración para lograr metas comunes, es esencial en las empresas actuales. De este modo, las entidades están integradas por una suma de talentos que añade valor al proyecto. Es decir, los perfiles diferenciados enmarcan los distintos departamentos. Pues bien, en Formación y Estudios describimos una figura clave: el office manager. ¿Cuáles son las competencias esenciales y las tareas que desarrolla el director de oficina?

1. Planificación de próximas citas

La gestión de los horarios es clave en el ámbito empresarial. Es fundamental para establecer un orden de prioridades, cumplir plazos y lograr las metas semanales. Es importante integrar en el calendario las citas y las reuniones de las próximas semanas. De este modo, es posible hacer una previsión realista y gestionar los cambios que pueden producirse en este ámbito. Por ejemplo, quizá sea necesario anular una cita para posponer el encuentro a otro momento del calendario.

2. Planificación de eventos

Las reuniones tienen un importante valor en una oficina, pero no es el único asunto que debe gestionar el responsable al que hacemos referencia. Por ejemplo, los viajes impulsados por motivos de negocios también están muy integrados en el marco corporativo. El cumplimiento de los objetivos que se enmarcan en un viaje de negocios requiere de altas dosis de planificación para concretar los detalles del proceso.

3. Material de oficina

El espacio de trabajo potencia el desarrollo profesional de los empleados cuando está equipado con los medios necesarios para la realización de las funciones. Es decir, los empleados ponen en práctica sus habilidades, destrezas y competencias. Pero también utilizan herramientas y recursos clave para llevar a cabo las tareas propias del puesto de empleo. Por ejemplo, el material de oficina es muy práctico. Pues bien, el office manager se ocupa de reponer los elementos necesarios. Es decir, hace un seguimiento de los materiales para actualizar el inventario con los básicos imprescindibles antes de que se agote algún elemento específico. Por tanto, está en contacto con diferentes proveedores para gestionar los pedidos.

4. Tareas de comunicación

La comunicación es fundamental en un proyecto de equipo y en el trabajo diario de una oficina. En un entorno en el que intervienen diferentes profesionales, es esencial practicar la empatía, la asertividad, la colaboración, la coordinación… La comunicación es imprescindible desde el instante en el que un empleado se integra en un nuevo equipo de trabajo.

Y, en ese momento, recibe el acompañamiento adecuado para descubrir cuáles son las funciones del cargo, qué normas regulan el trabajo en equipo y qué valores se enmarcan en la filosofía del proyecto. Pues bien, el office manager es uno de los profesionales que cuida la calidad de la comunicación en una oficina. Por ejemplo, da indicaciones claras sobre diferentes cuestiones.

Office manager: ¿Cuáles son sus tareas y funciones?

5. Organización de eventos

Los eventos de empresa tienen una relevancia esencial en la actualidad. Un evento aporta una experiencia inolvidable en torno al nombre del proyecto. En consecuencia, es una fórmula que potencia la diferenciación y fortalece la imagen de marca. Sin embargo, la organización de un evento es un reto muy exigente que implica tareas de planificación, comunicación y gestión de imprevistos. Es decir, el acto adquiere un enfoque integral: es fundamental cuidar cada detalle para que el resultado definitivo sea un éxito y esté a la altura de las expectativas de los asistentes. Pues bien, el office manager es un perfil muy versátil que realiza tareas muy variadas en un proyecto. Por ejemplo, también se implica en la organización de eventos.

En conclusión, si quieres trabajar como office manager ten en cuenta que la colaboración es esencial en este perfil profesional que trabaja en equipo.


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