Chociaż pisanie listów zostało wyparte w sferze osobistej w wyniku ewolucji technologii, jest to forma komunikacji, która wciąż jest obecna w sferze zawodowej czy akademickiej. Następnie, ton tekstu jest formalny. Jest to aspekt, który należy wziąć pod uwagę, na przykład podczas opracowywania list motywacyjny. Jak napisać list formalny? W Formación y Estudios dajemy Ci klucze.
1. formalne powitanie
Każdy list ma wstęp. Gdy treść tekstu ma ton formalny, może przedstawiać następującą formułę: Kochani…”. Przed formalnym powitaniem możesz też zostawić miejsce na mały nagłówek zawierający główne dane odbiorcy wiadomości. Nagłówek ten musi zawierać Twoje imię i nazwisko oraz stanowisko, które zajmujesz w instytucji.
2. Akapit pierwszy
W pierwszym akapicie należy kontekstualizować przyczynę wiadomości. Zdecydowanie, Kluczem jest synteza materii. Ważne jest, aby nie owijać w bawełnę, ponieważ prostota wzmacnia przejrzystość. W ten sposób odbiorca rozumie znaczenie i intencję czytanego komunikatu.
3. Ułóż list w akapity i krótkie zdania
Formalny list robi pierwsze wrażenie, nawet jeśli odbiorca nie przeczytał jeszcze nagłówka. Prezentacja tekstu i sposób jego organizacji również komunikuje jedna informacja. Jak zwiększyć przejrzystość w organizacji głównych i drugorzędnych pomysłów?
Istnieje bardzo prosty schemat, którego możesz użyć jako przewodnika lub inspiracji: połączenie krótkich akapitów, które składają się ze zdań, które nie są nadmiernie długie. Każdy akapit musi przedstawiać główną myśl, która jest doskonale czytelna podczas czytania tekstu.
4. Rozwiń słownictwo
Napisanie listu formalnego wymaga kilku poprawek, aby dopracować szczegóły i poprawić niektóre niedoskonałości. Na przykład, wskazane jest poszukiwanie nowych synonimów, aby uniknąć powtórzeń pojęć w krótkim fragmencie tekstu. List zawiera cenne informacje ze względu na to, co wyraża autor, ale także ze względu na sposób napisania wiadomości.
5. Opracowanie tekstu
Jak wskazaliśmy, pierwszy akapit jest tym, który kontekstualizuje temat listu. Cóż, drugi akapit może być kluczem do zagłębienia się w to, co zostało powiedziane w poprzedniej sekcji, ale bez popadania w efekt powtórzenia. Na przykład, jeśli chcesz napisać list motywacyjny, aby ubiegać się o pracę, wymień najistotniejsze powody, dla których uważasz, że jesteś dobrym kandydatem do aplikowania na to stanowisko.
6. Zamykanie wiadomości
Pisanie listu formalnego, jak każdy inny rodzaj komunikacji, ma intencję i dąży do celu. Oznacza to, że możesz użyć formuły, która przypomina rozmówcy, że czekasz na odpowiedź. Na przykład, jeśli napisałeś profesjonalny list motywacyjny pokaż swoją dyspozycyjność na ewentualną rozmowę kwalifikacyjną lub nawiązanie współpracy.
Napisz formalny list, który jest krótszy niż akapit. Zapisz dokument na kilka dni lub kilka godzin przed wysłaniem. W ten sposób możesz go ponownie przeczytać, aby dokonać ostatecznych modyfikacji.
7. Despedyda
Jaka jest najczęściej używana formuła w oficjalnym piśmie? Na przykład, wiadomość możesz odrzucić w następujący sposób: z poważaniem. Następnie podpisz treść.
Należy zauważyć, że nie ma jednego poprawnego sposobu napisania listu formalnego. W rzeczywistości zaleca się, aby pismo zawierało pewne oryginalne szczegóły w sposobie, w jaki zostało napisane lub w sposób, w jaki jest prezentowany. W ten sposób możesz wzbudzić zainteresowanie odbiorcy (który w codziennej rutynie zawodowej czyta wiele innych listów formalnych).