Megjithëse shkrimi i letrave është zhvendosur në sferën personale si rezultat i evolucionit të teknologjisë, ai është një formë komunikimi që është ende e pranishme në sferën profesionale apo akademike. Pastaj, toni i tekstit është formal. Ky është një aspekt që duhet marrë parasysh, për shembull, kur hartohet një letër të mbuluar. Si të shkruani një letër zyrtare? Në Formación y Estudios ne ju japim çelësat.
1. përshëndetje zyrtare
Çdo letër ka një hyrje. Kur përmbajtja e tekstit ka një ton formal, ai mund të paraqesë formulën e mëposhtme: E dashur…”. Përpara përshëndetjes zyrtare, mund të lini edhe një hapësirë për një kokë e vogël që përmban të dhënat kryesore të marrësit të mesazhit. Ky titull duhet të tregojë emrin tuaj dhe pozicionin që mbani në institucion.
2. Paragrafi i parë
Paragrafi i parë duhet të kontekstualizojë arsyen e mesazhit. Patjetër, Është çelësi për të sintetizuar çështjen. Është e rëndësishme të mos rrihni rreth shkurret sepse thjeshtësia përforcon qartësinë. Në këtë mënyrë, marrësi kupton kuptimin dhe qëllimin e mesazhit që po lexon.
3. Strukturoni letrën në paragrafë dhe fjali të shkurtra
Një letër zyrtare bën përshtypjen e parë edhe kur marrësi nuk e ka lexuar ende titullin. Komunikon edhe prezantimi i tekstit dhe mënyra e organizimit të tij një informacion. Si të rritet qartësia në organizimin e ideve kryesore dhe dytësore?
Ekziston një skemë shumë e thjeshtë që mund ta përdorni si udhërrëfyes ose si frymëzim: kombinimi i paragrafëve të shkurtër që përbëhen nga fjali që nuk janë tepër të gjata. Çdo paragraf duhet të paraqesë një ide kryesore që është krejtësisht e qartë gjatë leximit të tekstit.
4. Zgjeroni fjalorin
Shkrimi i një letre zyrtare kërkon disa rishikime për të lustruar detajet dhe korrigjuar disa papërsosmëri. Për shembull, këshillohet të kërkoni sinonime të reja për të shmangur përsëritjen e koncepteve në një fragment të shkurtër nga teksti. Letra përcjell informacion të vlefshëm për shkak të asaj që shpreh autori, por edhe për mënyrën se si është shkruar mesazhi.
5. Zhvillimi i tekstit
Siç e kemi theksuar, paragrafi i parë është ai që kontekstualizon temën e letrës. Epo, paragrafi i dytë mund të jetë kyç për të thelluar në atë që u tha në pjesën e mëparshme, por pa rënë në efektin e përsëritjes. Për shembull, nëse doni të shkruani një letër motivuese për të aplikuar për një punë, listoni arsyet më të rëndësishme pse mendoni se jeni një kandidat i mirë për të aplikuar për pozicionin.
6. Mbyllja e mesazhit
Shkrimi i një letre zyrtare, si çdo lloj tjetër komunikimi, ka një qëllim dhe ndjek një qëllim. Kjo do të thotë, ju mund të përdorni një formulë që i kujton bashkëbiseduesit se jeni duke pritur për një përgjigje. Për shembull, nëse keni shkruar një letër motivuese profesionale tregoni disponueshmërinë tuaj për një intervistë të mundshme pune ose për të krijuar një bashkëpunim.
Shkruani një letër zyrtare që është më pak se një paragraf në gjatësi. Ruajeni dokumentin për disa ditë ose disa orë përpara se ta dërgoni. Në këtë mënyrë, ju mund ta rilexoni atë për të bërë modifikimet përfundimtare.
7. Lamtumirë
Cila është formula më e përdorur në një letër zyrtare? Për shembull, ju mund ta shpërndani mesazhin në këtë mënyrë: sinqerisht. Pastaj nënshkruani përmbajtjen.
Duhet të theksohet se nuk ka asnjë mënyrë të vetme të saktë për të shkruar një letër zyrtare. Në fakt, rekomandohet që shkrimi të ketë ndonjë detaj origjinal në mënyrën se si është shkruar apo në mënyrën e paraqitjes. Në këtë mënyrë, ju mund të zgjoni interesin e marrësit (i cili lexon shumë letra të tjera zyrtare gjatë rutinës profesionale).