La realización de un proyecto está directamente vinculada al tiempo. La gestión de los minutos es clave para cumplir con el objetivo final. ¿Cómo organizar el tiempo al trabajar por proyectos? En Formación y Estudios te damos algunas ideas.
Planificación del tiempo en las reuniones de trabajo
Las reuniones del equipo dejan de ser verdaderamente prácticas cuando no tienen una meta objetiva. Un exceso de sesiones, por ejemplo, no influye de forma positiva en la comunicación del grupo. Es importante que cada reunión tenga un objetivo.
Y, además, el horario de inicio debe completarse con la información sobre cuándo finalizará dicha reunión. Las reuniones interminables no se aprovechan mejor que aquellas que son el reflejo de una excelente gestión de la agenda.
Etapas del proyecto
Cuando un proyecto se desarrolla a lo largo de varias semanas, es recomendable descomponer esta misión en fracciones de tiempo más breves. ¿De cuántas etapas se compone dicho proyecto? Es posible elaborar un calendario con los periodos que definen este plan de acción.
De este modo, es posible avanzar en la dirección de la meta final a través de las etapas previas. Es importante clarificar cuáles son los plazos de tiempo vinculados con cada etapa para cumplir los objetivos previstos en cada momento.
Establecer plazos realistas
Las metas definidas en este contexto deben estar alineadas con expectativas realistas. Por ello, antes de iniciar el proyecto, es importante reflexionar sobre cuál es el periodo objetivo que se necesita para llevarlo a cabo. Si esta información no es realista, el equipo estará intentando lograr un imposible desde el principio. Y, por tanto, este error de cálculo afecta de manera negativa a los resultados del trabajo.
Cronograma de actividades
Un proyecto está integrado por distintas tareas y actividades. Conviene enumerar los elementos que forman parte de esta secuencia. Pero, además, dichos ingredientes deben tener un orden entre sí. Esta información quedará perfectamente descrita en el cronograma que contiene los pasos necesarios para llevar a término el trabajo.
De este modo, incluso cuando el equipo no ha finalizado ese proyecto, puede anticiparse a cuál será la rutina de las próximas semanas. Este cronograma te ayuda a visualizar este proceso. Es importante que esta previsión sea práctica, pero también flexible. Tal vez haya que hacer algún pequeño ajuste, más allá de la idea inicial.
Busca una solución frente a los ladrones de tiempo
Los ladrones de tiempo se convierten en una causa de distracción frecuente. Alteran el ritmo de la actividad y, por tanto, irrumpen en el desarrollo de una labor. Para encontrar una solución ante ese tipo de circunstancia es importante identificar cuáles son esos factores que se repiten de manera habitual. De lo contrario, si siempre haces las cosas de forma idéntica, los resultados son también previsibles. Para generar cambios significativos, es necesario crear nuevos caminos.
Herramientas de gestión del tiempo
El tiempo de un proyecto no es una posesión. No eres dueño de ese tiempo, sin embargo, sí tienes la posibilidad de gestionarlo a través de la planificación. Por ello, utiliza aquellos medios y herramientas que te permiten mejorar la gestión de los minutos. Las aplicaciones de gestión del tiempo son prácticas.
La gestión del tiempo es clave en el trabajo por proyectos y en cualquier otro ámbito de la vida. En un periodo como el actual, en el que la formación continua es tan importante para buscar trabajo, conviene poner en valor la oferta formativa de cursos sobre gestión del tiempo. En definitiva, son talleres que aportan ideas y herramientas para los alumnos, que luego ponen en práctica aquello que han aprendido cuando se adentran en un próximo objetivo.