Nhiệm vụ của trợ lý hành chính

Bạn có biết những gì chức năng của một cơ quan hành chính? Nếu bạn hiện đang nghĩ đến việc tham gia các cuộc thi Trợ lý hành chính tiếp theo, bạn nên biết những chức năng này mà bạn sẽ phải thực hiện nếu bạn vượt qua kỳ thi và làm việc như vậy.

Công việc này, và do đó, Không nên nhầm lẫn chức năng của họ với chức năng của Kỹ thuật viên hành chính. Mặc dù cả hai đều có từ "hành chính" nhưng chúng là hai phạm trù công việc khác nhau.

Trợ lý hành chính là gì?

Trợ lý hành chính là người mà chúng tôi thường gặp ở các trung tâm tư nhân hoặc công cộng và nhiệm vụ chính của ai liên quan đến công việc văn phòng. Nhưng để biết chính xác hơn các chức năng của cơ quan hành chính là gì, những nhiệm vụ và vai trò nào để thực hiện trợ lý hành chính, cả trung tâm công và trung tâm tư nhân, hãy đọc tiếp phần dưới đây.

Những gì nó cần để trở thành một trợ lý hành chính?

Biết tất cả các chức năng được thực hiện bởi trợ lý hành chính, đây là tất cả những gì bạn cần biết và có:

• Biết cách đọc và viết, rõ ràng và có khái niệm về phép tính cơ bản.
• Sức chứa của thông tin.
• Kiến thức CNTT-TT, xử lý văn bản và / hoặc điều khiển bàn phím.
• Được tổ chức tốt, có phương pháp và cẩn thận trong công việc của mình.
• Biết và sẵn sàng làm việc như một đội.
• Biết cách xử lý các thiết bị văn phòng thông thường, chẳng hạn như máy photocopy.
• Có cái nhìn thanh lịch và trang trọng nếu họ thực hiện nhiệm vụ lễ tân.
• Biết cách thể hiện một thái độ chuyên nghiệp, lịch sự và thân thiện.
• Có sáng kiến để hoàn thành các nhiệm vụ được yêu cầu.

Còn bạn, bạn có tuân thủ tất cả những gì được yêu cầu của một trợ lý hành chính không? Nó đã được rõ ràng cho bạn những gì chức năng của một cơ quan hành chính Bạn sẽ phải làm gì nếu bạn nhận được công việc? Nếu bạn muốn làm công việc này, trong SAS đối lập của Dịch vụ Y tế Andalusian, bạn có một cơ hội tuyệt vời để đạt được nó.

Sự khác biệt giữa một quản trị viên và một trợ lý hành chính là gì

Ngày nay, chuẩn bị cho một sự chống đối là một thách thức mà nhiều chuyên gia phải đối mặt. Trong số các cuộc thi khơi dậy sự quan tâm của nhiều ứng viên là những cuộc thi kêu gọi vị trí trợ lý hành chính và quản trị mới. Mặc dù các khái niệm có bề ngoài giống nhau, nhưng cần phải làm rõ rằng chúng không đồng nghĩa. Tiếp theo, chúng tôi sẽ làm rõ sự khác biệt giữa hai cấu hình là gì trong bối cảnh của một phe đối lập đã được đề cập.

Các yêu cầu để truy cập các bài kiểm tra là khác nhau trong mỗi trường hợp. Từ quan điểm học thuật, lý lịch của trợ lý hành chính phải thể hiện chức danh ESO hoặc tương đương với điều này. Về phần mình, cơ quan hành chính cần phải chứng minh rằng anh ta đã hoàn thành bằng Tú tài, hoặc danh hiệu đó tương đương với trình độ học vấn này. Cần làm rõ rằng các chuyên gia có thể được đào tạo nâng cao hơn, nhưng đây là sự chuẩn bị cần thiết trong mỗi trường hợp để đủ điều kiện cho các bài kiểm tra.

Như chúng tôi đã nhận xét, các quản trị viên phải được đào tạo nhiều hơn. Và do đó, chúng cũng thực hiện các nhiệm vụ phức tạp hơn. Cả hai hồ sơ đều thực hiện các chức năng rất quan trọng trong hoạt động hàng ngày của một công ty, nhưng bản chất của mỗi vị trí công việc là khác nhau. Trợ lý hành chính thực hiện nhiều chức năng kỹ thuật hơn liên quan đến vấn đề này.

Về phần mình, hành chính chiếm vị trí trọng trách cao hơn và thực hiện các nhiệm vụ quản lý hành chính. Và kết quả là, việc thực hiện một vị trí có trách nhiệm cao hơn cũng được tính bằng mức lương hàng tháng cao hơn hơn lương của một trợ lý hành chính.

Dưới đây chúng tôi trình bày chi tiết các chức năng của từng cái để làm rõ hơn:

Chức năng trợ lý hành chính

• Chuyên gia này trả lời các cuộc gọi điện thoại
• Thực hiện các tác vụ lưu trữ
• Nhập văn bản với chính tả cẩn thận
• Quan tâm đến chương trình làm việc trong ngày
• Làm việc theo nhóm với đồng nghiệp để đáp ứng thời hạn

Nhân viên này sử dụng các chương trình máy tính khác nhau cho một mục đích thực tế. Phát triển các nhiệm vụ giao tiếp: không chỉ trả lời các cuộc điện thoại mà còn cả email.

Nhiệm vụ của một cơ quan hành chính

Dưới đây bạn có danh sách nhiệm vụ chính của một hành chính:

• Tiếp nhận tài liệu.
• Nhận cuộc gọi điện thoại.
• Tham dự các cuộc thăm viếng.
• Lưu trữ tài liệu.
• Thực hiện các phép tính sơ cấp.
• Thông báo về mọi thứ liên quan đến bộ phận mà nó phụ thuộc vào.
• Được cập nhật về quá trình xử lý tệp.
• Luôn cập nhật chương trình làm việc, cả điện thoại và địa chỉ, và các cuộc họp.
• Có kiến ​​thức về các bộ phận của Cơ quan Hành chính Nhà nước mà bộ phận phụ thuộc có liên quan nhiều nhất.
• Tương tự như vậy, có kiến ​​thức về xử lý máy móc văn phòng, từ máy tính đến máy photocopy, thông qua máy tính cá nhân và các chương trình máy tính mà chúng sử dụng.

Có khả năng là hàng ngày sẽ có nhiều chức năng hơn sẽ phải được thực hiện như hành chính, tuy nhiên, đây là những chức năng tiêu biểu nhất.

Khóa học trợ lý hành chính kéo dài bao lâu?

Trợ lý hành chính anh ấy là một người chuyên nghiệp làm việc theo nhóm. Và, do đó, nó có liên quan để đạt được các mục tiêu đặt ra trong văn phòng. Tất cả các nhiệm vụ được thực hiện trong một văn phòng đều phù hợp, ngay cả những công việc có vẻ dễ thực hiện hơn. Ví dụ, photocopy là một công việc cần thiết. Hồ sơ chuyên môn phụ trách nhiệm vụ này.

Khóa đào tạo mang đến sự chuẩn bị cho những chuyên gia muốn tìm việc trong lĩnh vực này. Một trong những lộ trình mà bạn có thể đánh giá, nếu bạn muốn tiếp cận vị trí công việc này, là Chu trình đào tạo Trung cấp chuyên ngành Quản lý hành chính. Để truy cập chu trình này, trước đây, sinh viên phải hoàn thành các nghiên cứu về Giáo dục trung học bắt buộc và xác nhận chức danh tương ứng, hoặc tương đương khác trong sơ yếu lý lịch.

Những nghiên cứu này có thời lượng khoảng 2000 giờ giảng dạy được tổ chức trong hai khóa học. Sau khi hoàn thành thời gian đào tạo này, sinh viên có đủ năng lực và kỹ năng cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của công việc này trong văn phòng.

Hiện tại, bạn có thể tìm thấy một loạt các khóa đào tạo để giúp bạn chuẩn bị làm công việc trợ lý hành chính.

Các môn thi trợ lý hành chính phải học bao nhiêu môn

Thông thường, đây là một trong những câu hỏi được hỏi bởi những người coi trọng cơ hội xuất hiện trong một kỳ thi sắp tới. Trong trường hợp đó, bạn phải học giáo trình để làm bài kiểm tra và đạt điểm cao. Nội dung của giáo trình được cấu trúc xoay quanh một số khái niệm chính. Một mặt, luật hành chính, tài chính và hiến pháp. Chức năng công cộng, tự động hóa văn phòng, chế độ địa phương và tổ chức các cơ quan công sở là những thuật ngữ cũng chiếm một vị trí liên quan trong nội dung của kỳ thi. Để thực hiện các bài kiểm tra, bạn phải đọc kỹ các căn cứ của cuộc gọi.

Nói chung, nó được gọi là nơi thông tin liên quan đến chương trình nghị sự xuất hiện. Chương trình làm việc được cấu trúc theo các mô-đun khác nhau. Ví dụ, hiện tại, Chương trình nghị sự cho phe đối lập Trợ lý Hành chính Nhà nước được tổ chức thành hai khối chính và nhóm 27 chủ đề.

Tuy nhiên, đây là một phần thông tin có thể thay đổi vào một số thời điểm, vì không có cơ quan triệu tập duy nhất nào thông báo địa điểm cho trợ lý hành chính. Có thể có các biến thể có thể có liên quan đến câu hỏi này, cũng như một số cập nhật từ một ngày nhất định. Một trong những lợi thế của việc chuẩn bị phản đối với sự giúp đỡ của học viện là các chuyên gia của trung tâm đào tạo sẽ giải quyết mọi thắc mắc về vấn đề này hay vấn đề khác.

Cần nhớ rằng không có chính quyền duy nhất. Sự đối lập có thể được đóng khung trong phạm vi của Cơ quan hành chính Nhà nước, Cơ quan hành chính tự trị và Cơ quan hành chính địa phương.. Bằng cách này, nếu bạn muốn làm việc như một trợ lý trong sự nghiệp chuyên môn của mình, bạn có thể chú ý đến các cuộc gọi được thực hiện trong từng khu vực. Các nhiệm vụ mà hồ sơ này thực hiện trong từng trường hợp có thể khác nhau trong từng loại hình quản trị. Tuy nhiên, các nhiệm vụ được liệt kê cho đến nay là thường xuyên trong mọi trường hợp. Ngoài ra, đối với tất cả họ, sự chú ý đến công chúng là một nhiệm vụ thiết yếu trong một văn phòng mà mỗi ngày đều khác so với trước đó.