مدير المكتب: ما هي مهامك ومهامك؟

العمل الجماعي، القائم على التعاون لتحقيق الأهداف المشتركة، أمر ضروري في شركات اليوم. وبهذه الطريقة تتكون الجهات من مجموع المواهب التي تضيف قيمة للمشروع. ذلك بالقول، التشكيلات الجانبية المتمايزة تؤطر الأقسام المختلفة. كذلك في Formación y Estudios نحن نصف شخصية رئيسية: مدير المكتب. ما هي الكفاءات والمهام الأساسية التي تقوم بها مدير مكتب?

1. التخطيط للمواعيد القادمة

تعد إدارة الجدول الزمني أمرًا أساسيًا في بيئة الأعمال. من الضروري تحديد ترتيب للأولويات والوفاء بالمواعيد النهائية وتحقيق الأهداف الأسبوعية. من المهم دمج المواعيد والاجتماعات للأسابيع القادمة في التقويم. وبهذه الطريقة، من الممكن وضع توقعات واقعية وإدارة التغييرات التي قد تحدث في هذا المجال. على سبيل المثال، قد يكون من الضروري إلغاء موعد لتأجيل الاجتماع إلى وقت آخر في التقويم.

2. تخطيط الحدث

للاجتماعات قيمة مهمة في المكتب، ولكنها ليست المسألة الوحيدة التي يجب على المدير الذي نشير إليه إدارته. على سبيل المثال، يتم أيضًا دمج السفر القائم على الأعمال بشكل كبير في إطار عمل الشركة. يتطلب تحقيق الأهداف التي تشكل جزءًا من رحلة العمل جرعة عالية من التخطيط لتحديد تفاصيل العملية.

3. اللوازم المكتبية

تعزز مساحة العمل التطوير المهني للموظفين عندما تكون مجهزة بالوسائل اللازمة للقيام بالمهام. أي أن الموظفين يضعون قدراتهم ومهاراتهم وكفاءاتهم موضع التنفيذ. لكنهم يستخدمون أيضًا الأدوات والموارد الأساسية لتنفيذ مهام الوظيفة. على سبيل المثال، اللوازم المكتبية عملية للغاية. حسنًا، مدير المكتب هو المسؤول عن استبدال العناصر الضرورية. أي أنه يتتبع المواد لتحديث المخزون بالأساسيات الأساسية قبل نفاد عنصر معين. ولذلك، فهو على اتصال مع الموردين المختلفين لإدارة الطلبات.

4. مهام الاتصال

التواصل ضروري في مشروع الفريق وفي العمل اليومي للمكتب. في بيئة يتدخل فيها مختلف المهنيين، من الضروري ممارسة التعاطف والحزم والتعاون والتنسيق... التواصل ضروري منذ لحظة انضمام الموظف إلى فريق عمل جديد..

وفي تلك اللحظة، تتلقى الدعم المناسب لاكتشاف ما هي وظائف الوظيفة، وما هي القواعد التي تنظم العمل الجماعي وما هي القيم التي تشكل جزءًا من فلسفة المشروع. حسنا اذن، مدير المكتب هو أحد المحترفين الذين يهتمون بجودة الاتصال في المكتب. على سبيل المثال، فهو يعطي تعليمات واضحة حول قضايا مختلفة.

5. تنظيم الفعاليات

الأحداث التجارية لها أهمية أساسية اليوم. يوفر الحدث تجربة لا تنسى حول اسم المشروع. وبالتالي فهي صيغة تعزز التمايز وتقوي صورة العلامة التجارية. ومع ذلك، فإن تنظيم حدث ما يمثل تحديًا صعبًا للغاية يتضمن التخطيط والتواصل وإدارة الأحداث غير المتوقعة. أي أن الحدث يتخذ نهجًا شاملاً: من الضروري الاهتمام بكل التفاصيل حتى تكون النتيجة النهائية ناجحة وترقى إلى مستوى توقعات الحضور. حسنًا، يعد مدير المكتب ملفًا شخصيًا متعدد الاستخدامات يؤدي مهام متنوعة جدًا في المشروع. على سبيل المثال، تشارك أيضًا في تنظيم الأحداث.

في الختام، إذا كنت ترغب في العمل كمدير مكتب، فضع في اعتبارك أن التعاون ضروري في هذا الملف المهني الذي يعمل كفريق.