Iako je pisanje pisama izmješteno u ličnu sferu kao rezultat evolucije tehnologije, to je oblik komunikacije koji je još uvijek prisutan u profesionalnoj ili akademskoj sferi. onda, ton teksta je formalan. Ovo je aspekt koji treba uzeti u obzir, na primjer, prilikom izrade a propratno pismo. Kako napisati službeno pismo? U Formación y Estudios dajemo vam ključeve.
1. svečani pozdrav
Svako pismo ima uvod. Kada sadržaj teksta ima formalni ton, on može predstavljati sledeću formulu: Poštovani…”. Prije svečanog pozdrava možete ostaviti i prostor za malo zaglavlje koje sadrži glavne podatke o primaocu poruke. U ovom naslovu mora biti naznačeno vaše ime i pozicija koju imate u instituciji.
2. Prvi stav
Prvi pasus bi trebao kontekstualizirati razlog poruke. definitivno, Ključno je sintetizirati materiju. Važno je da se ne tuku oko grma jer jednostavnost pojačava jasnoću. Na taj način primalac razumije značenje i namjeru poruke koju čita.
3. Strukturirajte pismo u pasuse i kratke rečenice
Zvanično pismo ostavlja prvi utisak čak i kada primalac još nije pročitao zaglavlje. Prezentacija teksta i način na koji je organizovana takođe komunicira jedna informacija. Kako povećati jasnoću u organizaciji glavnih i sporednih ideja?
Postoji vrlo jednostavna shema koju možete koristiti kao vodič ili kao inspiraciju: kombinacija kratkih pasusa koji se sastoje od rečenica koje nisu pretjerano dugačke. Svaki pasus mora predstavljati glavnu ideju koja je savršeno jasna prilikom čitanja teksta.
4. Proširite vokabular
Pisanje formalnog pisma zahtijeva nekoliko revizija kako bi se uglačali detalji i ispravile neke nesavršenosti. Na primjer, preporučljivo je tražiti nove sinonime kako bi se izbjeglo ponavljanje pojmova u kratkom odlomku iz teksta. Pismo donosi vrijedne informacije zbog onoga što autor izražava, ali i zbog načina na koji je poruka napisana.
5. Razvoj teksta
Kao što smo naveli, prvi pasus je onaj koji kontekstualizira temu pisma. Pa, drugi paragraf može biti ključan za udubljivanje u ono što je rečeno u prethodnom odeljku, ali bez padanja u efekat ponavljanja. Na primjer, ako želite napisati propratno pismo da se prijavite za posao, navedite najrelevantnije razloge zbog kojih mislite da ste dobar kandidat da se prijavite za poziciju.
6. Zatvaranje poruke
Pisanje formalnog pisma, kao i svaka druga vrsta komunikacije, ima namjeru i slijedi cilj. Odnosno, možete koristiti formulu koja podsjeća sagovornika da čekate odgovor. Na primjer, ako ste napisali profesionalno propratno pismo pokažite svoju raspoloživost za mogući razgovor za posao ili za uspostavljanje saradnje.
Napišite službeno pismo koje je kraće od jednog pasusa. Sačuvajte dokument nekoliko dana ili nekoliko sati prije nego što ga pošaljete. Na ovaj način možete ga ponovo pročitati kako biste napravili konačne izmjene.
7. Zbogom
Koja je formula koja se najčešće koristi u službenom pismu? Na primjer, poruku možete odbaciti na sljedeći način: iskreno. Zatim potpišite sadržaj.
Treba napomenuti da ne postoji jedinstven ispravan način za pisanje formalnog pisma. Zapravo, preporučljivo je da pisanje ima neke originalne detalje u načinu na koji je napisano ili u načinu na koji je predstavljen. Na taj način možete pobuditi interesovanje primaoca (koji čita mnoga druga formalna pisma tokom profesionalne rutine).