Přestože psaní dopisů bylo v důsledku vývoje technologií vytlačeno do osobní sféry, je to forma komunikace, která je stále přítomná v profesní nebo akademické sféře. Pak, vyznění textu je formální. Toto je hledisko, které je třeba vzít v úvahu například při vypracovávání a průvodní dopis. Jak napsat formální dopis? v Formación y Estudios dáme vám klíče.
1. formální pozdrav
Každý dopis má úvod. Pokud má obsah textu formální tón, může představovat následující formuli: Vážení…“. Před formálním pozdravem můžete také nechat prostor pro malá hlavička obsahující hlavní údaje příjemce zprávy. V tomto záhlaví musí být uvedeno vaše jméno a pozice, kterou v instituci zastáváte.
2. První odstavec
První odstavec by měl uvést důvod zprávy do kontextu. Rozhodně, Klíčové je syntetizovat věc. Je důležité se nemlátit, protože jednoduchost posiluje srozumitelnost. Příjemce tak pochopí význam a záměr zprávy, kterou čte.
3. Strukturujte písmeno do odstavců a krátkých vět
Formální dopis udělá první dojem, i když příjemce ještě nečetl záhlaví. Komunikuje i prezentace textu a způsob jeho organizace jednu informaci. Jak zvýšit přehlednost v organizaci hlavních a vedlejších myšlenek?
Existuje velmi jednoduché schéma, které můžete použít jako vodítko nebo jako inspiraci: kombinace krátkých odstavců, které se skládají z vět, které nejsou příliš dlouhé. Každý odstavec musí představovat hlavní myšlenku, která je při čtení textu naprosto jasná.
4. Rozšiřte slovní zásobu
Psaní formálního dopisu vyžaduje několik revizí, aby se vypilovaly detaily a opravily některé nedokonalosti. Například, je vhodné hledat nová synonyma, aby se předešlo opakování pojmů v krátkém úryvku z textu. Dopis předává cenné informace kvůli tomu, co autor vyjadřuje, ale také kvůli způsobu, jakým je zpráva napsána.
5. Vypracování textu
Jak jsme naznačili, první odstavec je ten, který kontextualizuje předmět dopisu. Druhý odstavec může být klíčem k tomu, abychom se ponořili do toho, co bylo uvedeno v předchozí části, ale aniž by došlo k opakování. Pokud například chcete napsat motivační dopis k žádosti o zaměstnání, uveďte nejrelevantnější důvody, proč si myslíte, že jste dobrým kandidátem na danou pozici.
6. Zavření zprávy
Psaní formálního dopisu, stejně jako jakýkoli jiný typ komunikace, má záměr a sleduje cíl. To znamená, že můžete použít vzorec, který partnerovi připomene, že čekáte na odpověď. Například pokud jste napsali profesionální motivační dopis ukázat svou dostupnost pro případný pracovní pohovor nebo pro navázání spolupráce.
Napište formální dopis, který je kratší než jeden odstavec. Před odesláním dokument několik dní nebo hodin uložte. Tímto způsobem jej můžete znovu přečíst a provést konečné úpravy.
7. Sbohem
Jaký je nejpoužívanější vzorec ve formálním dopise? Například, zprávu můžete odmítnout následujícím způsobem: upřímně. Poté podepište obsah.
Je třeba poznamenat, že neexistuje jediný správný způsob, jak napsat formální dopis. Ve skutečnosti se doporučuje, aby text měl nějaký originální detail ve způsobu, jakým je napsán nebo ve způsobu, jakým je prezentován. Tímto způsobem můžete vzbudit zájem příjemce (který čte mnoho dalších formálních dopisů během profesní rutiny).