Vaikka kirjeen kirjoittaminen on teknologian kehityksen seurauksena syrjäytynyt henkilökohtaisella alalla, se on edelleenkin ammatillisella tai akateemisella alalla läsnä oleva viestintämuoto. Sitten, tekstin sävy on muodollinen. Tämä on näkökohta, joka tulee ottaa huomioon esimerkiksi laadittaessa a kansilehdellä. Kuinka kirjoittaa virallinen kirje? Sisään Formación y Estudios annamme sinulle avaimet.
1. muodollinen tervehdys
Jokaisella kirjeellä on johdanto. Kun tekstin sisällöllä on muodollinen sävy, se voi esittää seuraavan kaavan: Hyvä…”. Ennen virallista tervehdystä voit myös jättää tilaa pieni otsikko, joka sisältää viestin vastaanottajan päätiedot. Tässä kentässä on mainittava nimesi ja asemasi oppilaitoksessa.
2. Ensimmäinen kappale
Ensimmäisessä kappaleessa tulee kontekstualisoida viestin syy. Ehdottomasti, Tärkeintä on syntetisoida asia. On tärkeää olla lyömättä pensasta, koska yksinkertaisuus lisää selkeyttä. Tällä tavalla vastaanottaja ymmärtää lukemansa viestin merkityksen ja tarkoituksen.
3. Jäsennä kirjain kappaleiksi ja lyhyiksi lauseiksi
Muodollinen kirje tekee ensivaikutelman, vaikka vastaanottaja ei ole vielä lukenut otsikkoa. Myös tekstin esitystapa ja sen organisointi kommunikoi yksi tieto. Kuinka lisätä selkeyttä pää- ja toissijaisten ideoiden järjestämisessä?
On olemassa hyvin yksinkertainen malli, jota voit käyttää oppaana tai inspiraationa: lyhyiden kappaleiden yhdistelmä, jotka koostuvat lauseista, jotka eivät ole liian pitkiä. Jokaisessa kappaleessa on esitettävä pääidea, joka on täysin selkeä tekstiä luettaessa.
4. Laajenna sanastoa
Virallisen kirjeen kirjoittaminen vaatii useita tarkistuksia yksityiskohtien hiomiseksi ja joidenkin puutteiden korjaamiseksi. Esimerkiksi, On suositeltavaa etsiä uusia synonyymejä käsitteiden toistumisen välttämiseksi lyhyessä otteessa tekstistä. Kirje välittää arvokasta tietoa sen vuoksi, mitä kirjoittaja ilmaisee, mutta myös sen vuoksi, miten viesti on kirjoitettu.
5. Tekstin kehitys
Kuten olemme osoittaneet, ensimmäinen kappale on se, joka kontekstualisoi kirjeen aiheen. No, toinen kappale voi olla avain, kun syventyy edellisessä osiossa sanottuun, mutta joutumatta toiston vaikutukseen. Jos esimerkiksi haluat kirjoittaa saatekirjeen hakeaksesi työtä, luettele tärkeimmät syyt, miksi olet mielestäsi hyvä ehdokas hakea paikkaa.
6. Viestin sulkeminen
Virallisen kirjeen kirjoittamisella, kuten kaikilla muillakin viestinnällä, on tarkoitus ja tavoite. Eli voit käyttää kaavaa, joka muistuttaa keskustelukumppania, että odotat vastausta. Esimerkiksi jos olet kirjoittanut ammattimaisen saatekirjeen näytä saatavuus mahdolliseen työhaastatteluun tai yhteistyön aloittamiseen.
Kirjoita muodollinen kirje, joka on alle kappaleen mittainen. Säilytä asiakirja muutaman päivän tai muutaman tunnin ajan ennen sen lähettämistä. Tällä tavalla voit lukea sen uudelleen tehdäksesi lopulliset muutokset.
7. Hyvästi
Mikä on virallisessa kirjeessä eniten käytetty kaava? Esimerkiksi, voit hylätä viestin seuraavalla tavalla: vilpittömästi. Allekirjoita sitten sisältö.
On huomattava, että ei ole yhtä oikeaa tapaa kirjoittaa virallista kirjettä. Itse asiassa on suositeltavaa, että kirjoituksessa on jokin omaperäinen yksityiskohta sen kirjoituksessa tai esittämisessä. Tällä tavalla voit herättää kiinnostuksen vastaanottajassa (joka lukee monia muita virallisia kirjeitä ammatillisen rutiinin aikana).