औपचारिक पत्र कैसे लिखें

यद्यपि प्रौद्योगिकी के विकास के परिणामस्वरूप व्यक्तिगत क्षेत्र में पत्र लेखन विस्थापित हो गया है, यह संचार का एक रूप है जो अभी भी पेशेवर या शैक्षणिक क्षेत्र में मौजूद है। फिर, पाठ का स्वर औपचारिक है. यह एक पहलू है जिसे ध्यान में रखा जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, जब एक प्रारूप तैयार किया जाता है कवर पत्र. औपचारिक पत्र कैसे लिखें? में Formación y Estudios हम आपको चाबी देते हैं।

1. औपचारिक अभिवादन

हर अक्षर का एक परिचय होता है। जब पाठ की सामग्री में औपचारिक स्वर होता है, तो यह निम्नलिखित सूत्र प्रस्तुत कर सकता है: प्रिय…”। औपचारिक अभिवादन से पहले, आप . के लिए जगह भी छोड़ सकते हैं एक छोटा हेडर जिसमें संदेश प्राप्त करने वाले का मुख्य डेटा होता है. इस शीर्षक में आपका नाम और संस्था में आपके पद का उल्लेख होना चाहिए।

2. पहला पैराग्राफ

पहले पैराग्राफ को संदेश के कारण का संदर्भ देना चाहिए। निश्चित रूप से, मामले को संश्लेषित करना महत्वपूर्ण है. यह महत्वपूर्ण है कि झाड़ी के आसपास न मारें क्योंकि सादगी स्पष्टता को पुष्ट करती है। इस तरह, प्राप्तकर्ता उस संदेश के अर्थ और इरादे को समझता है जो वह पढ़ रहा है।

3. पैराग्राफ और छोटे वाक्यों में पत्र की संरचना करें

एक औपचारिक पत्र पहली छाप तब भी बनाता है जब प्राप्तकर्ता ने अभी तक हेडर नहीं पढ़ा है। पाठ की प्रस्तुति और इसे व्यवस्थित करने का तरीका भी संचार करता है एक जानकारी। मुख्य और गौण विचारों के संगठन में स्पष्टता कैसे बढ़ाई जाए?

एक बहुत ही सरल योजना है जिसे आप एक मार्गदर्शक के रूप में या प्रेरणा के रूप में उपयोग कर सकते हैं: छोटे पैराग्राफ का संयोजन जो ऐसे वाक्यों से बने होते हैं जो बहुत लंबे नहीं होते हैं। प्रत्येक पैराग्राफ को एक मुख्य विचार प्रस्तुत करना चाहिए जो पाठ को पढ़ते समय पूरी तरह से स्पष्ट हो।

4. शब्दावली का विस्तार करें

औपचारिक पत्र लिखने के लिए विवरणों को चमकाने और कुछ खामियों को ठीक करने के लिए कई संशोधनों की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, अवधारणाओं की पुनरावृत्ति से बचने के लिए नए समानार्थक शब्द देखने की सलाह दी जाती है पाठ के एक संक्षिप्त अंश में। पत्र मूल्यवान जानकारी देता है क्योंकि लेखक क्या व्यक्त करता है, बल्कि संदेश लिखने के तरीके के कारण भी।

5. पाठ का विकास

जैसा कि हमने संकेत दिया है, पहला पैराग्राफ वह है जो पत्र के विषय को संदर्भित करता है। ठीक है, दूसरा पैराग्राफ पिछले खंड में जो कहा गया था, उस पर ध्यान देने के लिए महत्वपूर्ण हो सकता है, लेकिन दोहराव के प्रभाव में आए बिना। उदाहरण के लिए, यदि आप नौकरी के लिए आवेदन करने के लिए एक कवर लेटर लिखना चाहते हैं, सबसे प्रासंगिक कारणों की सूची बनाएं कि आपको क्यों लगता है कि आप पद के लिए आवेदन करने के लिए एक अच्छे उम्मीदवार हैं.

6. संदेश बंद करना

किसी अन्य प्रकार के संचार की तरह एक औपचारिक पत्र का लेखन एक उद्देश्य है और एक लक्ष्य का पीछा करता है। यही है, आप एक सूत्र का उपयोग कर सकते हैं जो वार्ताकार को याद दिलाता है कि आप प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपने एक पेशेवर कवर लेटर लिखा है संभावित नौकरी साक्षात्कार के लिए या सहयोग स्थापित करने के लिए अपनी उपलब्धता दिखाएं.

एक औपचारिक पत्र लिखें जो लंबाई में एक पैराग्राफ से कम हो। दस्तावेज़ को भेजने से पहले कुछ दिनों या कुछ घंटों के लिए सहेजें। इस तरह, आप अंतिम संशोधन करने के लिए इसे फिर से पढ़ सकते हैं।

7. डेस्पेडिडा

औपचारिक पत्र में सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला सूत्र क्या है? उदाहरण के लिए, आप संदेश को निम्न तरीके से खारिज कर सकते हैं: ईमानदारी से. फिर सामग्री पर हस्ताक्षर करें।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि औपचारिक पत्र लिखने का कोई एक सही तरीका नहीं है। वास्तव में, यह अनुशंसा की जाती है कि लेखन में कुछ मूल विवरण हो जिस तरह से इसे लिखा गया है या जिस तरह से प्रस्तुत किया गया है। इस तरह, आप प्राप्तकर्ता की रुचि जगा सकते हैं (जो पेशेवर दिनचर्या के दौरान कई अन्य औपचारिक पत्र पढ़ता है)।