Meskipun penulisan surat telah tergeser dalam ranah pribadi sebagai akibat dari evolusi teknologi, hal itu merupakan bentuk komunikasi yang masih hadir di ranah profesional atau akademik. Kemudian, nada teksnya formal. Ini adalah aspek yang harus diperhatikan, misalnya, ketika menyusun surat lamaran. Bagaimana cara menulis surat resmi? Di dalam Formación y Estudios kami memberikan kuncinya.
1. salam resmi
Setiap surat memiliki pengantar. Ketika isi teks tersebut bernada formal, maka dapat disajikan rumusan sebagai berikut: Dear…”. Sebelum salam formal, Anda juga dapat meninggalkan ruang untuk header kecil yang berisi data utama penerima pesan. Judul ini harus menunjukkan nama Anda dan posisi yang Anda pegang di institusi tersebut.
2. Paragraf pertama
Paragraf pertama harus mengkontekstualisasikan alasan pesan. Tentu saja, Ini adalah kunci untuk mensintesis masalah ini. Penting untuk tidak bertele-tele karena kesederhanaan memperkuat kejelasan. Dengan cara ini, penerima memahami maksud dan maksud dari pesan yang dibacanya.
3. Susun surat dalam paragraf dan kalimat pendek
Surat resmi membuat kesan pertama bahkan ketika penerima belum membaca header. Penyajian teks dan cara pengorganisasiannya juga berkomunikasi satu informasi. Bagaimana meningkatkan kejelasan dalam pengorganisasian ide-ide utama dan sekunder?
Ada skema yang sangat sederhana yang dapat Anda gunakan sebagai panduan atau sebagai inspirasi: kombinasi paragraf pendek yang terdiri dari kalimat yang tidak terlalu panjang. Setiap paragraf harus menyajikan gagasan utama yang sangat jelas ketika membaca teks.
4. Perbanyak kosakata
Penulisan surat resmi membutuhkan beberapa revisi untuk memoles detail dan memperbaiki beberapa ketidaksempurnaan. Sebagai contoh, disarankan untuk mencari sinonim baru untuk menghindari pengulangan konsep dalam kutipan singkat dari teks. Surat itu menyampaikan informasi yang berharga karena apa yang diungkapkan penulisnya, tetapi juga karena cara pesannya ditulis.
5. Pengembangan teks
Seperti yang telah kami tunjukkan, paragraf pertama adalah paragraf yang mengontekstualisasikan subjek surat. Nah, paragraf kedua bisa menjadi kunci untuk menyelidiki apa yang telah dinyatakan di bagian sebelumnya, tetapi tanpa jatuh ke dalam efek pengulangan. Misalnya, jika Anda ingin menulis surat lamaran untuk melamar pekerjaan, sebutkan alasan paling relevan mengapa Anda merasa Anda adalah kandidat yang baik untuk melamar posisi tersebut.
6. Menutup pesan
Penulisan surat formal, seperti jenis komunikasi lainnya, memiliki maksud dan tujuan. Artinya, Anda bisa menggunakan rumus yang mengingatkan lawan bicara bahwa Anda sedang menunggu jawaban. Misalnya, jika Anda telah menulis surat lamaran profesional tunjukkan ketersediaan Anda untuk kemungkinan wawancara kerja atau untuk mengatur kolaborasi.
Tulis surat resmi yang panjangnya kurang dari satu paragraf. Simpan dokumen selama beberapa hari atau beberapa jam sebelum mengirimnya. Dengan cara ini, Anda dapat membacanya kembali untuk membuat modifikasi akhir.
7. Perpisahan
Apa rumus yang paling sering digunakan dalam surat resmi? Sebagai contoh, Anda dapat mengabaikan pesan dengan cara berikut: dengan tulus. Kemudian menandatangani konten.
Perlu dicatat bahwa tidak ada satu cara yang benar untuk menulis surat resmi. Bahkan, disarankan agar tulisan memiliki detail orisinal dalam cara penulisannya atau cara penyajiannya. Dengan cara ini, Anda dapat membangkitkan minat penerima (yang membaca banyak surat formal lainnya sepanjang rutinitas profesional).