Хотя письменное письмо было вытеснено в личную сферу в результате развития технологий, это форма общения, которая все еще присутствует в профессиональной или академической сфере. Затем, тон текста формальный. Это аспект, который следует учитывать, например, при составлении сопроводительное письмо. Как написать официальное письмо? В Formación y Estudios мы даем вам ключи.
1. официальное приветствие
У каждого письма есть предисловие. Когда содержание текста имеет формальный оттенок, оно может быть представлено следующей формулой: Уважаемый…». Перед официальным приветствием также можно оставить место для небольшой заголовок, содержащий основные данные получателя сообщения. В этом заголовке должны быть указаны ваше имя и должность, которую вы занимаете в учреждении.
2. Первый абзац
Первый абзац должен контекстуализировать причину сообщения. Определенно, Это ключ к синтезу материи. Важно не ходить вокруг да около, потому что простота усиливает ясность. Таким образом, получатель понимает смысл и намерение сообщения, которое он читает.
3. Структурируйте письмо абзацами и короткими предложениями.
Официальное письмо производит первое впечатление, даже если получатель еще не прочитал заголовок. Представление текста и способ его организации также коммуницируют. одна информация. Как повысить четкость организации основных и второстепенных идей?
Существует очень простая схема, которую вы можете использовать в качестве руководства или вдохновения: сочетание коротких абзацев, состоящих из не слишком длинных предложений. В каждом абзаце должна быть представлена основная мысль, совершенно понятная при чтении текста.
4. Расширить словарный запас
Написание официального письма требует нескольких исправлений, чтобы отшлифовать детали и исправить некоторые недостатки. Например, желательно искать новые синонимы во избежание повторения понятий в небольшом отрывке из текста. Письмо передает ценную информацию из-за того, что выражает автор, а также из-за того, как написано сообщение.
5. Разработка текста
Как мы уже отмечали, первый абзац контекстуализирует тему письма. Что ж, второй абзац может быть ключевым, чтобы углубиться в изложенное в предыдущем разделе, но не впадать в эффект повторения. Например, если вы хотите написать сопроводительное письмо, чтобы откликнуться на вакансию, перечислите наиболее релевантные причины, по которым вы считаете себя хорошим кандидатом на вакансию.
6. Закрытие сообщения
Написание официального письма, как и любого другого вида коммуникации, имеет намерение и преследует цель. То есть можно использовать формулу, напоминающую собеседнику, что вы ждете ответа. Например, если вы написали профессиональное сопроводительное письмо показать свою доступность для возможного собеседования или установить сотрудничество.
Напишите официальное письмо длиной менее абзаца. Сохраните документ на несколько дней или несколько часов перед отправкой. Таким образом, вы можете перечитать его, чтобы внести окончательные изменения.
7. Деспедида
Какая формула чаще всего используется в официальном письме? Например, вы можете отклонить сообщение следующим образом: искренне. Затем подпишите содержимое.
Следует отметить, что не существует единственно правильного способа написания официального письма. На самом деле рекомендуется, чтобы текст содержал некоторые оригинальные детали в том, как он написан или в том, как он представлен. Таким образом, вы можете вызвать интерес получателя (который читает много других официальных писем в течение профессиональной рутины).