Organizacija, načrtovanje in spremljanje so bistvene sestavine pri razvoju in izvedbi projekta. Poleg tega so še posebej zahtevni tisti projekti, pri katerih sodeluje ekipa različnih strokovnjakov, saj je nujno usklajevanje različnih odgovornosti, nalog in funkcij.
El Ganttov diagram je eno od orodij, ki jih je mogoče integrirati v popolnoma oblikovan načrt. Avtor tega orodja je Henry Laurence Gantt. Je diagram, ki predstavlja najpomembnejše vidike projekta: datume in časovne okvire ter zaporedje nalog, ki jih je treba izvesti.
Zelo praktično orodje pri vodenju projektov
Na splošno je projekt sestavljen iz različnih faz in vsaka od njih je pomembna sama po sebi. Preden preidete na naslednjo fazo, je bistveno doseči cilje prejšnje faze in zapreti vsa odprta vprašanja. V nasprotnem primeru je mogoče napake prenesti v novo fazo akcijskega načrta. No, potem orodje, o katerem smo razpravljali Formación y Estudios Ključno je imeti vizijo konteksta, na eni strani pa tudi fotografijo vsake od faz, ki sestavljajo projekt.
S pomočjo omenjenega diagrama tisti, ki so vključeni v projekt, vedo, koliko časa morajo vložiti v izvedbo vsakega dejanja, ki sestavlja proces. Kakovost oziroma končni uspeh, dosežen z rezultati projekta, bo v veliki meri odvisen od stopnje uspešnosti predhodnega načrtovanja. Načrtovalski pristop je v osnovi praktičen, saj je bistveno, da se teoretična napoved materializira v realnosti. To se pravi, načrt se uresniči in dokonča šele, ko se začetna dejanja odražajo v izkušnji. To je diagram, ki ponuja kontekstni pogled, saj je mogoče opaziti povezavo, ki obstaja med različnimi dejavniki, ki so neposredno povezani. To pomeni, da je mogoče deliti več korakov znotraj istega projekta.
Orodje, ki vsebuje najbolj relevantne podatke o projektu
Gantogram je podporno orodje na ravni komunikacije. Ne pozabite, da je zelo vizualno orodje, ki vam omogoča, da dragocene informacije predstavite v jasni in neposredni obliki. Ko se projekt zaključi, je možno vse izvedene ukrepe postaviti v perspektivo. Ko pa postopek še ni končan, možno je predvideti, kakšni so naslednji koraki ki mora biti navedeno v akcijskem načrtu.
Je orodje, ki se uporablja na področju projektnega vodenja in sintetizira ključne informacije o vsakem procesu. Bistveno je na primer določiti datume in časovne okvire. Omogoča tudi izvajanje zaporedja dejanj in nalog. In daje poudarek na strokovnjakih, ki sodelujejo pri delu.
In kakšne prednosti prinaša gantogram za vodenje projektov? Je komunikacijsko in usklajevalno orodje. Posledično je učinkovito sredstvo za spodbujanje sodelovanja med strokovnjaki, ki sodelujejo pri izvajanju dela. Po drugi strani pa ponuja podroben opis samega projekta. Na ta način lahko preprosto preverite, v kateri fazi je in kateri koraki so še potrebni za dokončanje postopka. Zato je uporabno orodje za ohranjanje fokusa pozornosti v vsaki od faz, ki sestavljajo akcijski načrt. Brez dvoma je bistvenega pomena jasno določiti končno smer za ohranitev koncentracije. Skratka, gantogram je eno od orodij, ki se danes uporabljajo pri vodenju projektov.