Iako je pisanje pisama potisnuto u osobnu sferu kao rezultat evolucije tehnologije, to je oblik komunikacije koji je još uvijek prisutan u profesionalnoj ili akademskoj sferi. Zatim, ton teksta je formalan. Ovo je aspekt koji treba uzeti u obzir, na primjer, prilikom izrade nacrta a pismo pokrivanja. Kako napisati formalno pismo? U Formación y Estudios dajemo vam ključeve.
1. formalni pozdrav
Svako slovo ima uvod. Kada sadržaj teksta ima formalan ton, može predstavljati sljedeću formulu: Poštovani…”. Prije formalnog pozdrava možete ostaviti i prostor za malo zaglavlje koje sadrži glavne podatke o primatelju poruke. Ovo rubrika mora sadržavati vaše ime i položaj koji imate u instituciji.
2. Prvi stavak
Prvi bi odlomak trebao kontekstualizirati razlog poruke. Definitivno, Ključno je sintetizirati materiju. Važno je ne okolišati jer jednostavnost pojačava jasnoću. Na taj način primatelj razumije značenje i namjeru poruke koju čita.
3. Strukturirajte pismo u odlomke i kratke rečenice
Službeno pismo ostavlja prvi dojam čak i kada primatelj još nije pročitao zaglavlje. Komunicira i prezentacija teksta i način na koji je organiziran jedna informacija. Kako povećati jasnoću u organizaciji glavnih i sporednih ideja?
Postoji vrlo jednostavna shema koju možete koristiti kao vodič ili kao inspiracija: kombinacija kratkih odlomaka koji se sastoje od rečenica koje nisu pretjerano duge. Svaki odlomak mora predstavljati glavnu ideju koja je savršeno jasna pri čitanju teksta.
4. Proširite vokabular
Pisanje službenog pisma zahtijeva nekoliko revizija kako bi se dotjerali detalji i ispravili neki nedostaci. Na primjer, preporučljivo je tražiti nove sinonime kako bi se izbjeglo ponavljanje pojmova u kratkom izvatku iz teksta. Pismo donosi vrijednu informaciju zbog onoga što autor izražava, ali i zbog načina na koji je poruka napisana.
5. Razvoj teksta
Kao što smo naznačili, prvi odlomak je onaj koji kontekstualizira predmet pisma. Pa, drugi odlomak može biti ključan za dublje u ono što je navedeno u prethodnom odjeljku, ali bez upadanja u učinak ponavljanja. Na primjer, ako želite napisati propratno pismo za prijavu za posao, navedite najrelevantnije razloge zašto mislite da ste dobar kandidat za prijavu na radno mjesto.
6. Zatvaranje poruke
Pisanje službenog pisma, kao i svaka druga vrsta komunikacije, ima namjeru i teži cilju. Odnosno, možete koristiti formulu koja podsjeća sugovornika da čekate odgovor. Na primjer, ako ste napisali profesionalno propratno pismo pokažite svoju dostupnost za mogući razgovor za posao ili za uspostavljanje suradnje.
Napišite službeno pismo kraće od odlomka. Spremite dokument nekoliko dana ili nekoliko sati prije slanja. Na taj način ga možete ponovno pročitati kako biste napravili konačne izmjene.
7. Rastanak
Koja je formula koja se najčešće koristi u formalnom pismu? Na primjer, možete odbaciti poruku na sljedeći način: iskreno. Zatim potpišite sadržaj.
Treba napomenuti da ne postoji samo jedan ispravan način pisanja formalnog pisma. Zapravo, preporuča se da pisanje ima neke izvorne detalje u načinu na koji je napisano ili u načinu na koji je prezentirano. Na taj način možete pobuditi zanimanje primatelja (koji čita mnoga druga službena pisma tijekom profesionalne rutine).