Även om brevskrivning har förskjutits i den personliga sfären som ett resultat av teknikens utveckling, är det en form av kommunikation som fortfarande finns i den professionella eller akademiska sfären. Sedan, tonen i texten är formell. Detta är en aspekt som bör beaktas, till exempel vid utformning av en brev. Hur skriver man ett formellt brev? I Formación y Estudios vi ger dig nycklarna.
1. formell hälsning
Varje bokstav har en introduktion. När innehållet i texten har en formell ton kan den presentera följande formel: Kära...”. Inför den formella hälsningen kan du även lämna ett utrymme för en liten rubrik som innehåller huvuddata för mottagaren av meddelandet. Denna rubrik ska ange ditt namn och vilken befattning du har på institutionen.
2. Första stycket
Första stycket bör kontextualisera orsaken till meddelandet. Definitivt, Det är nyckeln till att syntetisera saken. Det är viktigt att inte slå runt, eftersom enkelhet förstärker tydlighet. På så sätt förstår mottagaren innebörden och avsikten med meddelandet han läser.
3. Strukturera bokstaven i stycken och korta meningar
Ett formellt brev gör ett första intryck även när mottagaren ännu inte har läst rubriken. Presentationen av texten och hur den är organiserad kommunicerar också en information. Hur kan man öka klarheten i organisationen av huvud- och sekundäridéer?
Det finns ett väldigt enkelt schema som du kan använda som en guide eller som inspiration: kombinationen av korta stycken som består av meningar som inte är överdrivet långa. Varje stycke måste presentera en huvudidé som är helt tydlig när du läser texten.
4. Utöka ordförrådet
Skrivandet av ett formellt brev kräver flera ändringar för att polera detaljerna och korrigera vissa brister. Till exempel, det är tillrådligt att leta efter nya synonymer för att undvika upprepning av begrepp i ett kort utdrag ur texten. Brevet förmedlar värdefull information på grund av vad författaren uttrycker, men också på grund av sättet budskapet är skrivet.
5. Utveckling av texten
Som vi har antytt är första stycket det som kontextualiserar ämnet för brevet. Tja, andra stycket kan vara nyckeln till att fördjupa sig i vad som sägs i föregående avsnitt, men utan att falla in i effekten av upprepning. Om du till exempel vill skriva ett personligt brev för att söka jobb, lista de mest relevanta skälen till varför du tror att du är en bra kandidat att söka tjänsten.
6. Stänger meddelandet
Att skriva ett formellt brev, som all annan typ av kommunikation, har en avsikt och strävar efter ett mål. Det vill säga att du kan använda en formel som påminner samtalspartnern om att du väntar på ett svar. Till exempel om du har skrivit ett professionellt följebrev visa din tillgänglighet för en eventuell anställningsintervju eller för att upprätta ett samarbete.
Skriv ett formellt brev som är kortare än ett stycke. Spara dokumentet i några dagar eller några timmar innan du skickar det. På så sätt kan du läsa om den för att göra de sista ändringarna.
7. Farväl
Vilken är den mest använda formeln i ett formellt brev? Till exempel, du kan avvisa meddelandet på följande sätt: uppriktigt. Signera sedan innehållet.
Det bör noteras att det inte finns något enda korrekt sätt att skriva ett formellt brev. Faktum är att det rekommenderas att skriften har några originaldetaljer i sättet det är skrivet eller i sättet det presenteras. På så sätt kan du väcka intresset hos mottagaren (som läser många andra formella brev under hela yrkesrutinen).