แม้ว่าการเขียนจดหมายจะถูกแทนที่ในพื้นที่ส่วนบุคคลอันเป็นผลมาจากวิวัฒนาการของเทคโนโลยี แต่เป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารที่ยังคงมีอยู่ในขอบเขตของวิชาชีพหรือวิชาการ แล้ว, น้ำเสียงของข้อความเป็นทางการ. นี่เป็นแง่มุมที่ควรนำมาพิจารณา เช่น เมื่อร่าง จดหมายปก. จะเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการได้อย่างไร? ใน Formación y Estudios เราให้กุญแจแก่คุณ
1. การทักทายแบบเป็นทางการ
ทุกตัวอักษรมีคำนำ เมื่อเนื้อหาของข้อความมีน้ำเสียงที่เป็นทางการ สามารถนำเสนอสูตรต่อไปนี้: Dear…” ก่อนการทักทายอย่างเป็นทางการ คุณสามารถเว้นวรรคสำหรับ ส่วนหัวขนาดเล็กที่มีข้อมูลหลักของผู้รับข้อความ. หัวข้อนี้ต้องระบุชื่อของคุณและตำแหน่งที่คุณดำรงตำแหน่งในสถาบัน
2. วรรคแรก
ย่อหน้าแรกควรสร้างบริบทให้เหตุผลของข้อความ อย่างแน่นอน, เป็นกุญแจสำคัญในการสังเคราะห์เรื่อง. เป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่เอาชนะพุ่มไม้เพราะความเรียบง่ายตอกย้ำความชัดเจน ด้วยวิธีนี้ ผู้รับจะเข้าใจความหมายและความตั้งใจของข้อความที่เขากำลังอ่าน
3. จัดโครงสร้างตัวอักษรในย่อหน้าและประโยคสั้น ๆ
จดหมายที่เป็นทางการสร้างความประทับใจแรกพบแม้ว่าผู้รับจะยังไม่ได้อ่านส่วนหัวก็ตาม การนำเสนอข้อความและวิธีการจัดระเบียบยังสื่อสารด้วย ข้อมูลหนึ่ง จะเพิ่มความชัดเจนในการจัดแนวความคิดหลักและรองได้อย่างไร?
มีรูปแบบง่ายๆ ที่คุณสามารถใช้เป็นแนวทางหรือเป็นแรงบันดาลใจได้: การรวมย่อหน้าสั้น ๆ ที่ประกอบขึ้นจากประโยคที่ไม่ยาวเกินไป แต่ละย่อหน้าต้องนำเสนอแนวคิดหลักที่ชัดเจนเมื่ออ่านข้อความ
4. ขยายคำศัพท์
การเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการจำเป็นต้องมีการแก้ไขหลายครั้งเพื่อขัดเกลารายละเอียดและแก้ไขข้อบกพร่องบางประการ ตัวอย่างเช่น, ขอแนะนำให้มองหาคำพ้องความหมายใหม่เพื่อหลีกเลี่ยงการซ้ำซ้อนของแนวคิด ในข้อความสั้นๆ ที่ตัดตอนมา จดหมายสื่อถึงข้อมูลที่มีค่าเนื่องจากสิ่งที่ผู้เขียนแสดงออก แต่ยังเป็นเพราะวิธีการเขียนข้อความ
5. การพัฒนาข้อความ
ดังที่เราได้ระบุไว้ ย่อหน้าแรกเป็นย่อหน้าหนึ่งที่ปรับบริบทของหัวเรื่องของจดหมาย ย่อหน้าที่สองสามารถเป็นกุญแจสำคัญในการเจาะลึกสิ่งที่กล่าวไว้ในส่วนก่อนหน้า แต่ไม่ตกไปอยู่ในผลกระทบของการซ้ำซ้อน ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการเขียนจดหมายสมัครงานเพื่อสมัครงาน ระบุเหตุผลที่เกี่ยวข้องมากที่สุดว่าทำไมคุณคิดว่าคุณเป็นผู้สมัครที่ดีที่จะสมัครตำแหน่งนี้.
6. ปิดข้อความ
การเขียนจดหมายทางการ เช่นเดียวกับการสื่อสารประเภทอื่น ๆ มีจุดมุ่งหมายและมุ่งไปสู่เป้าหมาย นั่นคือ คุณสามารถใช้สูตรที่เตือนคู่สนทนาว่าคุณกำลังรอการตอบกลับ ตัวอย่างเช่น หากคุณได้เขียนจดหมายสมัครงาน แสดงความพร้อมสำหรับการสัมภาษณ์งานที่เป็นไปได้หรือเพื่อตั้งค่าความร่วมมือ.
เขียนจดหมายทางการที่มีความยาวน้อยกว่าย่อหน้า บันทึกเอกสารสองสามวันหรือสองสามชั่วโมงก่อนส่ง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถอ่านซ้ำเพื่อทำการแก้ไขขั้นสุดท้ายได้
7. ลาก่อน
สูตรที่ใช้มากที่สุดในจดหมายทางการคืออะไร? ตัวอย่างเช่น, คุณสามารถปิดข้อความด้วยวิธีต่อไปนี้: ด้วยความจริงใจ. จากนั้นลงนามในเนื้อหา
ควรสังเกตว่าไม่มีวิธีที่ถูกต้องในการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ อันที่จริง ขอแนะนำว่างานเขียนนั้นมีรายละเอียดที่เป็นต้นฉบับเกี่ยวกับวิธีการเขียนหรือในวิธีการนำเสนอ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถกระตุ้นความสนใจของผู้รับ (ผู้ที่อ่านจดหมายทางการอื่นๆ มากมายตลอดกิจวัตรของมืออาชีพ)