Existen estudiantes que confían en exceso en su memoria y no tienen el hábito de utilizar una agenda actualizada con los compromisos cotidianos. Sin embargo, una agenda es una perfecta aliada para lograr una buena planificación de horarios.
Veamos por qué es importante la agenda.
En Formación y Estudios comentamos esta cuestión. Los usos de una agenda son muy numerosos, utiliza este medio de forma personalizada.
Concentración
La rutina diaria de una persona puede llegar a estar tan repleta de ocupaciones que la escritura es una técnica esencial para clarificar en cada momento qué es lo importante. Esto te permite llevar un registro actualizado de todas las novedades de la semana. Esta experiencia te ofrece un gran beneficio por un mínimo esfuerzo. El miedo a olvidar un asunto urgente te lleva a estar constantemente pendiente de ese tema. Por el contrario, cuando le das un sitio en tu agenda, también lo sitúas en tu propia vida. Y empiezas a visualizarlo.
Reducir el riesgo de un olvido
Cada hecho produce una consecuencia que tiene su origen en ese factor previo. De este modo, la no realización de una tarea en el tiempo previsto, genera otros efectos que, en algunos casos, pueden llegar a ser relevantes. El incumplimiento de un compromiso académico o profesional, a veces, tiene la forma de un olvido de última hora causado por factores tan concretos como el estrés o el cansancio.
No es necesario anotar absolutamente todos los detalles en una agenda, lo importante es que este medio te resulte práctico. Por ello, puedes utilizarlo para concretar aquellos aspectos que sí merecen una mención.
Expectativas realistas
Una eficaz organización del tiempo aumenta de forma significativa el bienestar personal. Cuando tus días avanzan desde este punto de vista, sientes que el ritmo fluye a tu favor. Por el contrario, un retraso en la entrega de un proyecto produce tensión interna. Los días tienen siempre una duración idéntica. Por ello, la clave de esta gestión reside, principalmente, en tener una visión realista de aquello que puede llevarse a cabo en el margen de una jornada.
Lo más importante es que, de forma metafórica, te sientas dueño de tu tiempo (los minutos no son una posesión). Es decir, es esencial que tu agenda sea el reflejo de una organización realista para que no te sientas desbordado por compromisos que no puedes asumir.
Seguimiento
Organizar tu agenda también te permite lograr tus metas al poder controlar cuándo y cómo quieres llevar a cabo tus actividades. No solo tienes la posibilidad de anticiparte a la próxima jornada, al hacer una previsión de cómo será el día. La documentación de lo ya vivido te aporta la información necesaria para hacer un seguimiento de tu rutina. De este modo, esta experiencia es práctica para hacer mejoras en la forma de estructurar tus días.
¿Qué errores frecuentes sueles identificar en tu manera de planificar el guion de un nuevo día de la semana? ¿En qué momento y circunstancia suele producirse con más frecuencia ese tipo de situación? Ten en cuenta que tu agenda no solo habla de tus objetivos, sino también de tu propia vida. En ocasiones, un cambio en el proyecto personal puede reflejarse, también, en las páginas de este calendario. Así sucede, por ejemplo, en el caso de aquella persona que quiere tener más tiempo para sí misma. Y toma las decisiones necesarias para hacer ese espacio en su agenda.
Este seguimiento también es clave para realizar cambios y modificaciones para ajustar mejor los tiempos de los próximos días. Es decir, puedes anticiparte a una circunstancia antes de que llegue ese momento.
Cómo llevar una agenda organizada: pon el foco en lo importante
Una perfecta organización te acerca al objetivo tan positivo de darle tiempo al tiempo. Es decir, de optimizar al máximo este recurso recordando que en una agenda no solo conviene anotar las actividades, sino también dejar huecos en blanco. Algo urgente es importante pero algo importante no siempre es urgente (llegará a serlo si no se lleva a cabo en el plazo establecido).
Algo urgente no solo adquiere la forma de lo inesperado. Con frecuencia, es el resultado del incumplimiento en los plazos de tiempo dentro de un proyecto. Una agenda ofrece una información visual que te ayuda a clarificar cualquier duda.
Mantener la constancia en el uso de la agenda personal
Al igual que ocurre con la escritura de un diario, una agenda nueva pronto puede quedar abandonada en un cajón del escritorio. Algunas personas comienzan a escribir en detalle sus próximos compromisos durante varios días, sin embargo, luego abandonan este hábito positivo. Por el contrario, dedicar un espacio a este ejercicio es clave para entrenar una habilidad tan esencial como la perseverancia.
Existen muchas excusas que una persona puede contarse a sí misma para no continuar con este proceso. Pero este compromiso mantenido en el tiempo es clave para observar los beneficios que produce esta forma de organizar el tiempo. Los beneficios no son siempre idénticos en todos los casos. Es decir, cada alumno o profesional extrae sus propias conclusiones a partir de su experiencia.
Planificar la agenda para vivir el presente
Una agenda te ayuda a realizar una previsión realista de la próxima semana. Ese futuro próximo adquiere la forma del presente más inmediato. Y una correcta organización de este espacio temporal te impulsa para vivir más atento al corto plazo. De hecho, es recomendable que pongas en valor el aquí y el ahora para hacer un espacio en tu agenda a aquellos aspectos que son esenciales para ti. ¿Cómo evitar el riesgo tan frecuente de posponer o aplazar para otro momento una actividad? Abre tu agenda y reserva el hueco más próximo para ocuparte de esa tarea.
Cómo se debe organizar una agenda de trabajo
¿Quieres separar mejor tu vida profesional de tu espacio personal? ¿Deseas conciliar tus estudios con tu trabajo? ¿Teletrabajas desde casa y experimentas constantes interrupciones en tu rutina? Es importante dar a cada cuestión su propio lugar en la agenda. Por ello, la delimitación de horarios es la expresión del orden. Y cuando te aproximas a ese equilibrio tan deseado también mejora tu calidad de vida.
Por tanto, una agenda es una herramienta práctica, un medio que puede acompañarte allí donde vas, ya que ocupa el mínimo espacio. Encontrarás múltiples diseños y formatos diferentes. Elige aquel que más te guste a ti. Además del formato en papel, también puedes usar un diseño digital. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar una agenda según tu experiencia?