Cómo escribir una carta formal

Cómo escribir una carta formal
Aunque la escritura de cartas ha quedado desplazada en el ámbito personal como consecuencia de la evolución de la tecnología, es una forma de comunicación que todavía está presente en el ámbito profesional o académico. En ese caso, el tono del texto es formal. Es un aspecto que conviene tener en cuenta, por ejemplo, en la redacción de una carta de presentación. ¿Cómo escribir una carta formal? En Formación y Estudios te damos las claves.

1. Saludo formal

Toda carta tiene una introducción. Cuando el contenido del texto tiene un tono formal, esta puede presentar la siguiente fórmula: Estimado…”. Antes del saludo formal, también puedes dejar un espacio para un pequeño encabezado que contiene los datos principales del destinatario del mensaje. Dicho encabezado debe indicar su nombre y el puesto que ocupa en la institución.

2. Primer párrafo

El primer párrafo debe contextualizar el motivo del mensaje. En definitiva, es clave para sintetizar el asunto. Es importante no dar rodeos porque la sencillez refuerza la claridad. De este modo, el destinatario entiende el sentido y la intención del mensaje que está leyendo.

Cómo escribir una carta formal

3. Estructura la carta en párrafos y frases cortas

Una carta formal produce una primera impresión incluso cuando el destinatario todavía no ha leído el encabezado. La presentación del texto y la forma de organizarlo también comunica una información. ¿Cómo incrementar la claridad en la organización de las ideas principales y secundarias?

Existe un esquema muy sencillo que puedes utilizar como guía o como inspiración: la combinación de párrafos cortos que están formados por frases que no son excesivamente largas. Cada párrafo debe presentar una idea principal que queda perfectamente clara en la lectura del texto.

4. Ampliar el vocabulario

La escritura de una carta formal requiere de varias revisiones para pulir los detalles y corregir algunas imperfecciones. Por ejemplo, es recomendable buscar nuevos sinónimos para evitar la repetición de conceptos en un breve fragmento del texto. La carta transmite información de valor por aquello que expresa el autor, pero también por el modo en el que está redactado el mensaje.

5. Desarrollo del texto

Como hemos indicado, el primer párrafo es aquel que contextualiza el asunto de la carta. Pues bien, el segundo párrafo puede ser clave para profundizar en lo expuesto en el apartado previo, pero sin caer en el efecto de la repetición. Por ejemplo, si quieres escribir una carta de presentación para optar a un puesto de empleo, enumera los motivos más relevantes por los que crees que eres un buen candidato para optar al cargo.

6. Cierre del mensaje

La redacción de una carta formal, al igual que cualquier otro tipo de comunicación, tiene una intención y persigue un objetivo. Es decir, puedes utilizar una fórmula que recuerde al interlocutor que quedas a la espera de una respuesta. Por ejemplo, si has escrito una carta de presentación profesional muestra tu disponibilidad para una posible entrevista de trabajo o para concretar una colaboración.

Escribe una carta formal que tenga una extensión inferior a un párrafo. Guarda el documento durante unos días o unas horas antes de enviarlo. De este modo, puedes releerlo para hacer las modificaciones finales.

Cómo escribir una carta formal

7. Despedida

¿Cuál es la fórmula más utilizada en una carta formal? Por ejemplo, puedes despedir el mensaje del siguiente modo: atentamente. Después, firma el contenido.

Conviene puntualizar que no existe una única manera correcta de escribir una carta formal. De hecho, es recomendable que el escrito tenga algún detalle original en la forma de redactarlo o en la manera de presentarlo. De este modo, puede despertar el interés del destinatario (que lee otras muchas cartas formales a lo largo de la rutina profesional).


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